Solución · Por agente
Pedir presupuestos, compararlos y lanzar el pedido de compra se come la semana de Compras. El agente que hace ese trabajo no pide vacaciones: lo dejamos funcionando sobre tu ERP.
Un buen comprador convierte la solicitud interna en petición formal, pide presupuesto a los proveedores que tocan, compara precio y plazo, lanza el pedido de compra y hace seguimiento hasta que llega. El problema es que ese trabajo es repetitivo, se hace a mano en Excel y por email, y cada hora que se va ahí es una hora que no se dedica a negociar mejor precio. Nosotros desplegamos ese trabajo como agente sobre tu ERP: convierte la solicitud en petición de compra, pide y compara presupuestos, genera el pedido y lo sigue hasta la recepción, con una persona aprobando el gasto antes de que salga. No te vendemos un formulario de solicitudes; te dejamos el trabajo de compras hecho.
El problema
Comprar bien exige comparar y negociar. Comprar como se hace hoy es teclear la misma solicitud tres veces.
- La solicitud interna llega por email o Slack, alguien la pasa a mano a un Excel o al ERP, y ese paso ya se come media hora por pedido.
- Pedir presupuesto a tres proveedores significa escribir tres correos casi iguales, esperar la respuesta y copiar los números en una tabla comparativa a mano.
- El pedido de compra se genera bien cuando alguien se acuerda de todos los campos —producto, cantidad, precio, condiciones—; cuando no, el error se descubre al recibir la mercancía.
- Nadie hace seguimiento activo del pedido hasta que la producción se para porque el material no ha llegado y ya es tarde para reclamar a tiempo.
Coste de seguir igual
No sale como una línea en ningún informe: sale como las horas de Compras tecleando lo mismo tres veces en vez de negociando mejor precio o plazo, como el pedido mal generado que se descubre en la recepción, y como la rotura de stock que para producción porque nadie reclamó a tiempo. El coste real de comprar mal no es el precio pagado de más; es el tiempo que el equipo de Compras no dedica a comprar bien porque lo pasa comparando presupuestos en Excel.
La solución
Un agente de compras desplegado sobre tu ERP que pide, compara, genera el pedido y hace seguimiento, con una persona aprobando el gasto
- 1Fijamos contigo tus proveedores homologados, los umbrales de aprobación por importe y el criterio de comparación: qué pesa más, precio, plazo o condiciones de pago.
- 2El agente convierte cada solicitud interna en petición de compra formal, identifica a qué proveedores homologados pedir presupuesto según la categoría, y lanza la petición.
- 3Cuando llegan las respuestas, las compara en una tabla clara —precio, plazo, condiciones— y prepara el pedido de compra con el proveedor que mejor encaja, listo para tu aprobación si el importe lo requiere.
- 4Tras la aprobación, genera el pedido en tu ERP, hace seguimiento del plazo comprometido y avisa antes de que la entrega se retrase, no después.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
Compras deja de teclear la misma solicitud tres veces: la petición se convierte, se envía y se compara sola, y el equipo dedica el tiempo a negociar, no a copiar y pegar.
Mecanismo
El pedido de compra sale completo la primera vez —producto, cantidad, precio, condiciones— porque lo genera el agente contra los datos del presupuesto aprobado, no a mano bajo presión.
Mecanismo
El seguimiento deja de ser reactivo: el agente avisa cuando un plazo comprometido está en riesgo, antes de que pare producción, no cuando ya ha parado.
Mecanismo
Qué medimos: tiempo medio desde solicitud hasta pedido lanzado, % de peticiones con comparación de al menos dos proveedores, incidencias de recepción por pedido mal generado, y entregas reclamadas antes del plazo frente a después.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- convertir a mano la solicitud interna en pedido, escribir y comparar presupuestos de proveedores por email, y generar el pedido de compra campo a campo
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- la solicitud interna de compra, tu listado de proveedores homologados por categoría y el umbral de aprobación por importe
- Salida
- el pedido de compra generado en tu ERP con el proveedor elegido, la comparación de presupuestos registrada y el seguimiento del plazo de entrega
- Compatible con
- OdooSAPSageHoldedMicrosoft DynamicsEmail (Gmail/Outlook)Slack
- Puede conectarse con
- Tu ERP y el módulo de ComprasEl canal donde entra la solicitud interna (email, Slack, formulario)Tu listado de proveedores homologados y condicionesLos umbrales de aprobación de tu equipo
- Qué medimos
- tiempo medio desde solicitud hasta pedido lanzado% de peticiones con comparación de al menos dos proveedoresincidencias de recepción por pedido mal generadoentregas reclamadas antes del plazo frente a después
- Adecuado para
- equipos de Compras con volumen recurrente de solicitudes y proveedores homologados que quieren dejar de teclear y dedicar el tiempo a negociar
- No adecuado para
- compras puntuales de muy bajo volumen, o categorías donde cada proveedor exige una negociación caso por caso imposible de sistematizar
Preguntas frecuentes
Un formulario recoge la solicitud; tu ERP guarda el pedido una vez que alguien lo teclea. Lo que pasa entre medias —pedir presupuesto a los proveedores que tocan, comparar precio y plazo, decidir con cuál ir, y rellenar el pedido con esos datos— sigue siendo trabajo manual. Eso es justo lo que hace el agente: no sustituye tu ERP ni tu formulario, hace el trabajo de criterio entre uno y otro. El pedido se sigue guardando donde ya vive.
No por defecto. El agente prepara la comparación y propone el pedido, y una persona aprueba antes de que salga —sobre todo por encima del umbral de importe que fijamos contigo. Empezamos con los umbrales bajos en modo propuesta y solo se amplía la autonomía cuando el histórico de aciertos lo respalda. Todo queda registrado en tu ERP: qué se pidió, a quién, qué respondieron y por qué se eligió esa opción.
Sí, porque el criterio se define por categoría, no de forma genérica. Fijamos contigo qué proveedores homologados tocan para cada categoría y qué pesa más al comparar —en materia prima puede ser el plazo, en servicios la condición de pago—. Empezamos por la categoría donde más horas se pierden y ampliamos según va rindiendo, no lo lanzamos todo a la vez.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.