Solución · Por agente
Tu equipo de administración se pasa el día copiando datos de un sistema a otro, rellenando formularios y actualizando fichas en el ERP y el CRM, y persiguiendo el dato que falta. El agente administrativo de IA hace ese trabajo mecánico de back-office y deja a la persona solo validar: lo dejamos funcionando sobre tus sistemas.
Una buena persona de administración recoge lo que entra, lo mete donde toca, mantiene las fichas al día, archiva cada documento en su carpeta, reclama lo que falta para cerrar el expediente y monta el informe interno de cada semana. El problema es que casi todo eso es teclear el mismo dato varias veces, rellenar plantillas y perseguir a gente —horas de trabajo mecánico que se comen al equipo y dejan las fichas desactualizadas—. Nosotros desplegamos esa persona como agente sobre tus sistemas: lee lo que entra, vuelca el dato validado en el ERP o el CRM, rellena el formulario, archiva el documento, reclama lo que falta y prepara el informe recurrente, y te deja solo la excepción para aprobar. No te vendemos otro software de gestión; te dejamos el empleado digital haciendo el papeleo, con una persona supervisando lo que no es obvio.
El problema
El back-office no puede pararse, y la mayor parte del día se va en teclear el mismo dato, rellenar plantillas y perseguir a gente.
- El mismo dato se teclea tres veces: entra por un correo o un formulario y alguien lo copia al ERP, luego al CRM y luego a la hoja de cálculo de turno —a mano, todo el día.
- Media jornada se va en perseguir lo que falta: llamar, escribir y recordar quién no ha mandado el documento o el campo, para poder cerrar el expediente.
- Rellenar el mismo formulario y archivar cada documento en su carpeta lo hace una persona una por una; cuando esa persona falta, el papeleo se apila y nadie sabe por dónde iba.
- El informe interno de cada semana se monta a mano copiando y pegando de varios sistemas, y las fichas quedan desactualizadas hasta que alguien se acuerda de tocarlas.
Coste de seguir igual
El tiempo que se va en copiar datos entre sistemas, rellenar formularios y perseguir documentos no aparece como gasto en ningún sitio: aparece como fichas que dicen lo que ya no es verdad, como expedientes que se cierran tarde, como informes que llegan con datos viejos y como personas que valen para coordinar y decidir haciendo de teclado entre pantallas. Contratar a alguien más para picar cubre un pico, no el día entero; y el criterio administrativo sigue atrapado en tareas que no lo necesitan. Pagas el coste de un equipo haciendo trabajo mecánico y el de un back-office que siempre va con un día de retraso.
La solución
Un agente administrativo desplegado sobre tus sistemas que copia el dato, rellena el formulario, actualiza la ficha, archiva el documento, persigue lo que falta y monta el informe recurrente, con una persona validando la excepción
- 1Fijamos contigo el criterio y los límites: qué procesos absorbe —traspaso de datos entre sistemas, alta y actualización de fichas, formularios, archivo documental, informes recurrentes—, a qué sistema va cada dato, qué hace solo y qué te pasa a validar antes de tocar el registro.
- 2El agente lee lo que entra —un correo, un formulario, un documento— extrae y valida los datos, y los deja en su sitio: crea o actualiza la ficha en el ERP o el CRM, rellena el formulario con los campos que tocan y archiva el documento en su carpeta.
- 3Persigue el dato que falta y monta lo recurrente: reclama por su canal el documento o el campo pendiente, cierra el expediente cuando está completo y prepara el informe interno cruzando los sistemas, listo para enviar —sin que nadie copie y pegue a mano—.
- 4Arranca con red y medido: el agente propone y una persona valida la excepción, comparamos su trabajo con el que haría tu equipo, y solo le ampliamos autonomía por tipo de tarea cuando el dato lo respalda.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
El dato deja de teclearse varias veces: el agente lo captura una vez y lo deja en el ERP, el CRM y la hoja que toque, y las personas pasan a coordinar y a decidir, que es donde su criterio vale.
Mecanismo
Perseguir lo que falta deja de comerse la jornada: el agente reclama por su canal el documento o el campo pendiente y cierra el expediente cuando está completo, así que dejan de acumularse a medias.
Mecanismo
Las fichas dejan de envejecer y el informe recurrente deja de montarse a mano: el agente actualiza el registro según entra el dato y cruza los sistemas para prepararlo, en vez de esperar a que alguien se acuerde.
Mecanismo
Qué medimos: % de tareas administrativas completadas sin intervención, tiempo por expediente antes y después, campos y fichas desactualizados detectados, e informes internos entregados a tiempo frente al proceso manual.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- que el equipo de administración copie el mismo dato de un sistema a otro, rellene formularios y actualice fichas en el ERP y el CRM a mano, archive cada documento en su carpeta, persiga por su cuenta el dato que falta y monte los informes internos recurrentes copiando y pegando de varios sitios
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- lo que entra por tus canales (correos, formularios y mensajes con datos y documentos), tus sistemas de registro (ERP, CRM y hojas de cálculo), tu gestor documental y las plantillas y el guion que fijamos contigo
- Salida
- cada dato dejado en su sitio: la ficha creada o actualizada en el ERP y el CRM, el formulario relleno, el documento archivado donde toca, el dato que faltaba reclamado y el informe interno recurrente montado y listo para enviar —con la excepción derivada a una persona—
- Compatible con
- OdooSAPMicrosoft DynamicsSalesforceHubSpotMicrosoft 365 (Excel, Outlook, SharePoint)Google WorkspaceGestor documental o carpetas de red
- Puede conectarse con
- Tus sistemas de registro (ERP, CRM y hojas de cálculo)Tus canales de entrada (correo, formularios y mensajería)Tu gestor documental o carpetasTus plantillas de formularios e informes internos
- Qué medimos
- % de tareas administrativas completadas sin intervencióntiempo por expediente antes y despuéscampos y fichas desactualizados detectadosinformes internos entregados a tiempo frente al proceso manual
- Adecuado para
- empresas con volumen recurrente de back-office administrativo —altas, actualizaciones de fichas, formularios, archivo documental e informes internos— repartido entre varios sistemas y un equipo que hace de teclado entre ellos
- No adecuado para
- trabajo administrativo puntual y sin patrón, o casos que son estrictamente contabilidad (facturas, conciliación bancaria y asientos) —para eso está el agente contable de IA— o solo clasificar documentos —para eso está su solución dedicada—
Preguntas frecuentes
El agente contable hace la contabilidad mecánica: captura facturas, propone el asiento con su cuenta, concilia el banco y reclama cobros. El agente administrativo es más ancho y no toca la teneduría: absorbe el back-office que no es contabilidad —traspasar datos entre el ERP y el CRM, dar de alta y actualizar fichas, rellenar formularios, archivar documentos, perseguir el dato que falta y montar los informes internos recurrentes—. Si tu dolor son las facturas y los asientos, ese es el contable; si es el papeleo administrativo repartido entre sistemas que se come al equipo, este es el que lo absorbe. Muchos clientes montan los dos, cada uno en lo suyo.
Un RPA graba clics sobre una pantalla y se rompe en cuanto cambia un botón, un campo o el formato del correo que entra; y no entiende lo que lee. El agente administrativo lee el dato venga como venga —un correo escrito por una persona, un formulario, un PDF—, decide a qué ficha va y con qué criterio, y si algo no cuadra lo marca en vez de meter basura en el sistema. No te pedimos rehacer tus sistemas ni migrar nada: se apoya en el ERP, el CRM y el gestor documental que ya usas y hace la parte mecánica que ninguno automatizó. Y arranca supervisado, no a ciegas.
Por eso arranca supervisado y no toca el sistema de registro sin red. Propone dentro del criterio que fijamos contigo —a qué sistema va cada dato, qué campos son obligatorios, qué reglas de validación— y una persona valida la excepción antes de que nada quede en firme, sobre todo al principio. Comparamos su trabajo con el que haría tu equipo antes de ampliarle autonomía, y solo le soltamos más tipos de tarea cuando el dato lo respalda. Si mete algo que no toca, queda en la traza, se corrige la regla y no se repite. No sustituimos el criterio administrativo donde hace falta; le quitamos al equipo el trabajo de picar, rellenar y perseguir todo el día.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.