Lösung · Nach Agent
Angebote anfragen, vergleichen und die Bestellung auslösen frisst die ganze Woche des Einkaufs. Der Agent, der diese Arbeit macht, nimmt keinen Urlaub —wir lassen ihn auf deinem ERP laufen.
Ein guter Einkäufer wandelt die interne Anfrage in eine formelle Einkaufsanfrage um, holt bei den passenden Lieferanten ein Angebot ein, vergleicht Preis und Lieferzeit, löst die Bestellung aus und verfolgt sie bis zum Eingang. Das Problem: diese Arbeit ist repetitiv, läuft von Hand in Excel und per E-Mail, und jede Stunde dort ist eine Stunde, die nicht ins Verhandeln eines besseren Preises geht. Wir liefern diese Arbeit als Agent auf deinem ERP: er wandelt die Anfrage in eine Bestellanfrage um, holt Angebote ein und vergleicht sie, erstellt die Bestellung und verfolgt sie bis zum Wareneingang, mit einem Menschen, der die Ausgabe freigibt, bevor sie rausgeht. Wir verkaufen dir kein Anfrageformular; wir lassen dir die Einkaufsarbeit erledigt.
Das Problem
Gut einkaufen heißt vergleichen und verhandeln. Einkaufen, wie es heute läuft, heißt dieselbe Anfrage dreimal abtippen.
- Die interne Anfrage kommt per E-Mail oder Slack, jemand überträgt sie von Hand in eine Excel oder das ERP, und allein dieser Schritt frisst eine halbe Stunde pro Bestellung.
- Drei Lieferanten um ein Angebot zu bitten heißt drei fast identische E-Mails zu schreiben, auf die Antwort zu warten und die Zahlen von Hand in eine Vergleichstabelle zu übertragen.
- Die Bestellung kommt richtig raus, wenn jemand an alle Felder denkt —Produkt, Menge, Preis, Konditionen; wenn nicht, zeigt sich der Fehler erst beim Wareneingang.
- Niemand verfolgt die Bestellung aktiv, bis die Produktion stoppt, weil das Material nicht angekommen ist, und es ist schon zu spät, rechtzeitig nachzuhaken.
Was es kostet, alles zu lassen
Es steht auf keiner Rechnung: es zeigt sich als die Stunden des Einkaufs, die dieselbe Sache dreimal abtippen statt einen besseren Preis oder Termin zu verhandeln, als die falsch aufgebaute Bestellung, die sich erst beim Wareneingang zeigt, und als der Lagerengpass, der die Produktion stoppt, weil niemand rechtzeitig nachgehakt hat. Die echten Kosten von schlechtem Einkauf sind nicht der zu viel gezahlte Preis; es ist die Zeit, die der Einkauf nicht ins gute Einkaufen steckt, weil er sie mit dem Vergleichen von Angeboten in Excel verbringt.
Die Lösung
Ein Einkaufsagent, geliefert auf deinem ERP, der anfragt, vergleicht, die Bestellung aufbaut und verfolgt, mit einem Menschen, der die Ausgabe freigibt
- 1Wir legen mit dir deine freigegebenen Lieferanten, die Freigabeschwellen nach Betrag und das Vergleichskriterium fest: was zählt mehr, Preis, Lieferzeit oder Zahlungskonditionen.
- 2Der Agent wandelt jede interne Anfrage in eine formelle Bestellanfrage um, ermittelt anhand der Kategorie, welche freigegebenen Lieferanten anzufragen sind, und schickt die Anfrage raus.
- 3Kommen die Antworten herein, vergleicht er sie in einer klaren Tabelle —Preis, Lieferzeit, Konditionen— und bereitet die Bestellung mit dem passendsten Lieferanten vor, bereit für deine Freigabe, falls der Betrag es verlangt.
- 4Nach der Freigabe erstellt er die Bestellung in deinem ERP, verfolgt den zugesagten Liefertermin und warnt, bevor die Lieferung sich verzögert, nicht danach.
Was sich ändert
Was du nicht mehr verlierst
Der Einkauf hört auf, dieselbe Anfrage dreimal abzutippen: die Anfrage wandelt sich um, wird verschickt und verglichen von allein, und das Team steckt seine Zeit ins Verhandeln, nicht ins Kopieren.
Mechanismus
Die Bestellung kommt beim ersten Mal vollständig raus —Produkt, Menge, Preis, Konditionen—, weil der Agent sie gegen die Daten des freigegebenen Angebots aufbaut, nicht von Hand unter Druck.
Mechanismus
Die Verfolgung hört auf, reaktiv zu sein: der Agent warnt, wenn ein zugesagter Liefertermin gefährdet ist, bevor es die Produktion stoppt, nicht danach.
Mechanismus
Was wir messen: durchschnittliche Zeit von der Anfrage bis zur ausgelösten Bestellung, % der Anfragen mit Vergleich von mindestens zwei Lieferanten, Wareneingangsvorfälle durch eine falsch aufgebaute Bestellung, und Lieferungen, die vor dem Termin statt danach markiert werden.
Was wir messen
Datenblatt
- Wegfallende Arbeit
- dass die interne Anfrage von Hand in eine Bestellung umgewandelt wird, Lieferantenangebote per E-Mail geschrieben und verglichen werden, und die Bestellung Feld für Feld aufgebaut wird
- Übliche Einrichtung
- 2–4 Wochen
- Eingang
- die interne Einkaufsanfrage, deine Liste freigegebener Lieferanten nach Kategorie und die Freigabeschwelle nach Betrag
- Ausgang
- die in deinem ERP erstellte Bestellung mit dem gewählten Lieferanten, der protokollierte Angebotsvergleich und die Lieferverfolgung gegen den zugesagten Termin
- Kompatibel mit
- OdooSAPSageHoldedMicrosoft DynamicsEmail (Gmail/Outlook)Slack
- Kann sich verbinden mit
- Dein ERP und sein EinkaufsmodulDer Kanal, über den die interne Anfrage hereinkommt (E-Mail, Slack, Formular)Deine Liste freigegebener Lieferanten und ihrer KonditionenDie Freigabeschwellen deines Teams
- Was wir messen
- durchschnittliche Zeit von der Anfrage bis zur ausgelösten Bestellung% der Anfragen mit Vergleich von mindestens zwei LieferantenWareneingangsvorfälle durch eine falsch aufgebaute BestellungLieferungen, die vor dem Termin statt danach markiert werden
- Geeignet für
- Einkaufsteams mit wiederkehrendem Anfragevolumen und freigegebenen Lieferanten, die aufhören wollen, abzutippen, und die Zeit stattdessen ins Verhandeln stecken wollen
- Nicht geeignet für
- Einzelkäufe mit sehr geringem Volumen, oder Kategorien, in denen jeder Lieferant eine Einzelfallverhandlung braucht, die sich nicht systematisieren lässt
Häufig gestellte Fragen
Ein Formular nimmt die Anfrage auf; dein ERP speichert die Bestellung, sobald jemand sie eingetippt hat. Was dazwischen passiert —die passenden Lieferanten um ein Angebot bitten, Preis und Lieferzeit vergleichen, entscheiden, mit wem man geht, und die Bestellung mit diesen Daten füllen— bleibt manuelle Arbeit. Genau das macht der Agent: er ersetzt weder dein ERP noch dein Formular, er macht die Urteilsarbeit dazwischen. Die Bestellung wird weiterhin dort gespeichert, wo sie schon lebt.
Standardmäßig nicht. Der Agent bereitet den Vergleich vor und schlägt die Bestellung vor, und ein Mensch gibt frei, bevor sie rausgeht —vor allem oberhalb der Betragsschwelle, die wir mit dir festlegen. Wir starten mit niedrigen Schwellen im Vorschlagsmodus und weiten die Autonomie erst aus, wenn die Trefferquote es stützt. Alles wird in deinem ERP protokolliert: was angefragt wurde, bei wem, was geantwortet wurde und warum diese Option gewählt wurde.
Ja, weil das Kriterium pro Kategorie definiert wird, nicht generisch. Wir legen mit dir fest, welche freigegebenen Lieferanten für welche Kategorie gelten und was beim Vergleich mehr zählt —bei Rohstoffen die Lieferzeit, bei Dienstleistungen die Zahlungskondition. Wir starten mit der Kategorie, die die meisten Stunden frisst, und erweitern nach Ergebnis, nicht alles auf einmal.
Bauen wir es in deinem Betrieb?
Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.