A tese numa frase: a IA que escreve a tua proposta poupa-te horas; a que te diz para não a entregares poupa-te semanas. E só uma das duas é que se vende.
É lógico que seja assim. Escrever é um problema visível, mensurável e demonstrável numa demo: metes o caderno de encargos, sai o rascunho, toda a gente aplaude. Decidir não concorrer não tem demo. Não produz entregável nenhum. Ninguém sai da reunião com um documento bonito. A única coisa que produz é uma semana da tua melhor gente que não foi gasta, e isso não aparece em nenhuma linha de nenhum orçamento.
Porque decidir a que concursos concorrer pesa mais do que escrever as propostas
Começa pela aritmética, que é onde se vê. O relatório anual da Loopio sobre resposta a concursos, que inquire mais de 1.500 empresas, coloca a taxa média de vitória nos 39% este ano, com a Europa nessa mesma zona e o Reino Unido acima, nos 47%. Traduzido: em cada dez concursos que apresentas, seis vão para o lixo. E cada um levou pela frente dias de trabalho das pessoas que melhor conhecem o teu produto.
O mesmo relatório dá o dado que aqui interessa mesmo: as empresas respondem em média a 55% dos concursos que recebem. Ou seja, quase metade já é descartada. A pergunta não é se filtras —filtras—, é como: se esses 45% se decidem com um critério escrito ou se decidem às sete da tarde de uma sexta-feira, por cansaço, por quem grita mais alto na reunião ou pelo enviesamento de que este cliente nos sabe muito bem.
É aí que está o dinheiro. Escrever melhor sobe a margem dos concursos a que já ias. Filtrar melhor muda a quais é que vais, e isso mexe com a taxa de vitória inteira. Uma equipa que apresenta vinte concursos por ano com 30% de acerto e outra que apresenta doze com 50% ganham o mesmo — só que a segunda poupou oito semanas de trabalho e tem a sua gente descansada para a proposta que interessa mesmo.
O que a IA faz bem aqui (e não é prever quem ganha)
Vamos tirar a fantasia do caminho primeiro: não peças a um modelo que te diga se vais ganhar. Não sabe. Não conhece os outros concorrentes, não conhece o preço com que vão entrar, não sabe que relação tem a entidade adjudicante com o adjudicatário atual, e qualquer probabilidade que te cuspa é uma alucinação com duas casas decimais. Se alguém te vende isso, está a vender-te um oráculo.
O que faz bem, e faz muito bem, é instruir o processo em minutos em vez de dias. Ler trezentas páginas de peças do procedimento e trazer à superfície as coisas que te desqualificam, que são quase sempre as mesmas quatro:
- Requisitos que não cumpres e não consegues cumprir a tempo. Capacidade técnica ou financeira, alvarás, certificações, serviços semelhantes comprovados nos últimos três anos. Isto é booleano e está escrito. É exatamente o trabalho que um modelo faz bem e que uma pessoa cansada faz mal na página 180.
- Critérios de adjudicação onde perdes por estrutura. Se o preço pesa 60% e tu não és o barato, não tens um problema de escrita: tens um problema de aritmética. Extrair a grelha de ponderação e cruzá-la com a tua posição real é um filtro de trinta segundos que quase ninguém aplica antes de dizer que sim.
- Peças escritas à medida de outro. Não é preciso acusar ninguém: basta detetar o padrão —especificações tão concretas que só um produto as cumpre, prazos de execução que só fazem sentido se já estavas lá dentro, referências exigidas que descrevem o contrato anterior—. O modelo não julga a intenção, assinala o sinal. Decides tu.
- O calendário real. Não a data limite: o trabalho que existe entre hoje e a data limite, cruzado com os outros dois concursos que já tens abertos e a pessoa que teria de fazer os três. Este é o filtro que mais concursos devia deitar abaixo e o que menos se aplica, porque exige olhar para a capacidade e não para a vontade.
Repara que nenhum dos quatro é uma previsão. Os quatro são leitura e cruzamento: tirar o que já está escrito nas peças e pô-lo à frente do que já está escrito lá em casa. É por isso que funciona. E é por isso que a saída correta não é um veredito, é um processo de uma página com os quatro pontos resolvidos e as bandeiras vermelhas assinaladas, para que a decisão seja tomada por quem a tem de tomar.
O critério escrito: cinco perguntas e um limiar
Automatizar um critério que não existe não produz um critério: produz a mesma desarrumação, mais depressa. Antes de ligares seja o que for, escreve as perguntas e o limiar. Cinco chegam, e as quatro primeiras são as de cima. A quinta é a que ninguém escreve:
O que deixamos de fazer nessa semana? O custo de oportunidade é o único fator que não está nas peças, e é quase sempre o decisivo. Concorrer não custa o tempo de escrever a proposta: custa a proposta comercial que não se fez, o cliente atual que não se atendeu e a margem da semana seguinte. Se essa pergunta não está no teu modelo de decisão, o teu bid/no-bid está a medir mal.
E um limiar, explícito: quantas bandeiras vermelhas transformam um «depende» num «não». Escreve-o antes de teres as peças à frente, porque com as peças à frente e um cliente a encher as medidas a alguém, todos os limiares se tornam flexíveis.
Quando NÃO montar isto
Se apresentas quatro concursos por ano, não automatizes nada. Lê-os. O filtro automático só compensa a partir de volume —quando o estrangulamento é que chegam mais peças do que aquelas que alguém consegue ler com atenção— e abaixo disso a única coisa que consegues é meter uma camada de software entre ti e um documento que te convinha ler inteiro.
Também não o montes se o teu problema verdadeiro é que não sabes porque perdes. Um filtro de entrada não arranja uma proposta que pontua mal: só faz com que apresentes menos do mesmo. Aí o trabalho é outro —rever os relatórios de análise das propostas dos concursos perdidos, que na contratação pública costumam estar disponíveis e quase ninguém lê—.
O sinal de que o teu bid/no-bid não existe
Há uma pergunta que o destapa em dez segundos: qual foi a tua taxa de vitória no ano passado, e quantas horas custou cada concurso apresentado? Se os dois números não existem, não tens um processo de decisão: tens um hábito. E não podes melhorar o que não medes — vale para uma automatização e vale para isto: medir o desempenho de um sistema depois de estar no ar começa sempre por ter a linha de base antes, não por comprar a ferramenta.
Começa por aí, então. Tira a lista dos concursos do último ano, aponta quais ganhaste e quantas horas se foram em cada um. Com essa tabela à frente, o critério escreve-se sozinho: vais ver o padrão do que ganhas e o padrão do que te sangra, e provavelmente vais descobrir que há dois anos que te apresentas religiosamente a um tipo de concurso que nunca ganhaste.
E depois, sim: para os concursos que passam o filtro, automatiza a resposta. Aí a IA poupa exatamente o que promete, e está resolvido como serviço em responder a concursos sem queimar uma semana por procedimento. Mas por esta ordem. Primeiro decidir a quais não vais, depois escrever melhor as que ficam. Ao contrário, a única coisa que consegues é perder concursos mais depressa e com melhor tipografia.