Distribuidora industrial mid-market (120 funcionários, vendas de 18 M€ anuais). Setor que historicamente "não é para IA". Mostramos como se fez, o que houve que mexer e o que não.
O ponto de partida
A equipa de administração dedicava 32 horas semanais — entre 4 pessoas — a tarefas repetitivas: classificar guias de transporte, conciliar faturas com encomendas, responder a perguntas frequentes das delegações, atualizar o ERP com dados que chegavam por email.
Trabalho invisível. Caro. E sobretudo: trabalho que ninguém queria fazer mas que toda a gente precisava que fosse feito.
O que automatizámos (e o que não)
| Processo | Decisão | Razão |
|---|---|---|
| Classificação de guias de transporte | Sim | ~100% regras claras, alta repetição |
| Conciliação fatura-encomenda | Sim | Volume alto, baixa exceção |
| Respostas FAQ às delegações | Sim | Top 30 perguntas cobrem 80% do volume |
| Atualização do ERP a partir de email | Parcial | Casos extremos precisam de revisão humana |
| Negociação com fornecedores | Não | Componente relacional + risco alto |
| Decisões de crédito a clientes | Não | Risco regulatório |
O stack
- GPT-4o-mini para classificação de documentos (custo imbatível)
- Claude Sonnet 4 para respostas que precisam de contexto longo
- Supabase como camada de orquestração + logs
- Webhook direto para o ERP para escrita controlada
- Langfuse para observability
Como se mediu
Antes: cronómetro real durante 2 semanas com as 4 pessoas a registar tempo por categoria de tarefa. Depois: dashboard automático que conta cada documento processado vs. o SLA humano que substituía.
| Métrica | Antes | Depois (semana 8) | Delta |
|---|---|---|---|
| Horas/semana em repetitivo | 32h | 4h | -87% |
| Tempo médio por guia | 4 min | 12 seg | -95% |
| Erros manuais | 4,2% | 0,3% | -93% |
| Custo por processo | 4,80 € | 0,40 € | -92% |
O que se podia fazer mas NÃO se fez
O cliente queria automatizar também a negociação com fornecedores. Dissemos-lhe que não. Não por ser impossível — por ser inconveniente: o relacional com fornecedores estratégicos faz parte do valor. Automatizá-lo seria eficiente e caro ao mesmo tempo.
Custo total e ROI
- Investimento: 12 000 € (setup + 8 semanas de implementação)
- Custo recorrente: 450 €/mês (LLM + infra + monitorização)
- Horas/ano libertadas: ~1 400h (28h × 50 sem)
- Valor equivalente: ~49 000 €/ano (a custo/hora de 35 €)
- Payback: 3 meses · ROI ano 1: 308%
Deixámos a funcionar. A equipa de admin não foi despedida: foi realocada à captação. Em 6 meses a empresa tinha crescido 12% sem mexer no headcount.