Solução · Por setor
IA para gabinetes de contabilidade: o trabalho repetitivo do gabinete — facturas, reconciliações, declarações, admissões — feito sozinho, e a tua gente no que factura de verdade
Um gabinete de contabilidade não vive de lançar facturas nem de teclar a mesma declaração empresa a empresa. Mas o mês vai-se nisso. A IA faz a parte mecânica de cada cliente — lançamento de facturas, reconciliação, preparação de declarações, respostas do costume — e deixa a tua equipa a rever e a aconselhar, que é para o que te pagam.
O problema
O gabinete cobra por critério e passa o mês a teclar
- A mesma tarefa repete-se cliente a cliente: as mesmas facturas lançadas à mão, a mesma reconciliação, a mesma declaração teclada em cada empresa que levas.
- Chega a campanha — declarações, prazos de IVA, encerramentos — e o gabinete entra em apneia: horas extra, prazos apertados e a margem por hora pelo chão.
- Gente qualificada — feita para aconselhar — passa o dia a fazer de teclado entre o PDF, o Excel e o programa de contabilidade.
- Cada cliente novo é mais volume mecânico, não mais margem: cresces em trabalho repetitivo, não na parte que de verdade cobras.
O custo de continuar igual
O negócio de um gabinete de contabilidade é o critério — fiscal, contabilístico, laboral —, não o lançamento. Mas o lançamento come as horas de quem tem esse critério, afunda a margem por hora e transforma cada campanha num estrangulamento. Não aparece em factura nenhuma: aparece como encerramentos que escorregam, como sócios a rever à meia-noite, como clientes que não podes aceitar porque faltam mãos. Contratar para lançar cobre o pico, não o problema: o problema é que o trabalho que não precisa de critério está a ser comido por quem o tem.
A solução
Um agente que faz a parte mecânica de cada cliente e deixa a tua equipa a validar e a aconselhar
- 1Ligamos um agente ao teu software de gabinete — Primavera, Sage, PHC ou o que usares — e às fontes por onde entra o trabalho: o correio do cliente, a pasta de facturas, o extracto do banco.
- 2Faz a parte repetitiva de cada empresa que levas: lê a factura e extrai os dados, atribui-a à sua conta, reconcilia o banco, prepara o rascunho da declaração e trata as admissões e cessações — deixando cada processo pronto a rever, não a meio.
- 3Responde às perguntas do costume dos clientes — o que falta, quando vence, o que preciso para o acto — e reclama a documentação que não chega, sem ninguém andar atrás de ninguém.
- 4O sensível arranca com rede: a IA propõe o lançamento, a declaração ou o acto, e uma pessoa aprova, até os acertos serem altos e largares autonomia por tipo de tarefa. Tudo medido e rastreado: o que fez, sobre que cliente e o que ficou por validar.
O que muda
O que deixas de perder
A parte mecânica deixa de repetir-se cliente a cliente à mão: o mesmo fluxo corre sobre cada empresa que levas, e as horas voltam a aconselhar em vez de teclar.
Mecanismo
A campanha deixa de ser uma apneia: o trabalho repetitivo corre todos os dias, não acumulado contra o prazo.
Mecanismo
Aceitar um cliente novo deixa de significar mais lançamento: a margem por hora sobe porque o critério da tua gente não se gasta em trabalho que não precisa dele.
Mecanismo
O que medimos: horas de lançamento eliminadas por cliente, tempo até deixar cada processo pronto a rever e trabalho mecânico feito sem uma pessoa no ciclo.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- pôr a gente qualificada do gabinete a fazer de teclado — lançar facturas, reconciliar, preparar declarações, tratar admissões — empresa a empresa
- Implementação habitual
- 1 a 3 semanas
- Entrada
- o que entra no gabinete por cada cliente: um PDF de factura, um extracto bancário, um e-mail a pedir um acto, uma admissão ou cessação de um trabalhador
- Saída
- o trabalho mecânico feito e o processo de cada cliente pronto a rever: factura lançada, banco reconciliado, rascunho da declaração preparado, acto tratado — com o duvidoso assinalado para validação
- Compatível com
- HoldedA3SageContasol
- Pode ligar-se a
- O teu software de gabineteO e-mail e as pastas de cada clienteO portal fiscal e o banco
- O que medimos
- horas de lançamento eliminadas por clientetempo até deixar cada processo pronto a revertrabalho mecânico feito sem uma pessoa no cicloprocessos em dia em plena campanha
- Adequado para
- gabinetes de contabilidade, escrituração e processamento salarial que levam várias empresas e querem tirar o trabalho repetitivo das mãos da sua gente qualificada sem mudar de software
- Não adequado para
- o trabalho que exige critério profissional — o planeamento fiscal, o aconselhamento, a assinatura do perito — que fica sempre numa pessoa
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Perguntas frequentes
É a parte que decide se funciona. Trabalhamos sobre o programa que já usas — Primavera, Sage, PHC ou outro — pelas suas APIs e conectores, sem te pedir para migrar nem mudar de sistema. A IA lê o que entra por cada cliente e deixa o dado dentro do teu programa, na conta e na declaração certas. Se o teu software ou algum acto for fechado, detectamo-lo na primeira semana e dizemos-te a ponte exacta antes de facturar seja o que for.
Não, tira-lhes o lançamento de cima. A IA faz o mecânico — lançar facturas, reconciliar, preparar o rascunho da declaração, tratar o acto — e a tua gente fica com o que de verdade cobras: rever, decidir e aconselhar. É levar mais empresas com a mesma equipa, não menos equipa.
Aí a IA pára e assina a pessoa. O agente prepara e deixa o processo pronto, mas a revisão, a decisão fiscal e tudo o que leva a assinatura do perito ficam na tua equipa, com o contexto já montado. A fronteira — o que faz sozinha e o que passa sempre por uma pessoa — define-se contigo no primeiro dia.
Ficam no teu software e nos teus sistemas. A ligação acede só ao que concedes — o mínimo para o fluxo, não «a tudo» — e cada acção fica rastreada por cliente, sem misturar dados entre as empresas que levas. Os modelos usam-se por API com contratos que excluem treinar com os teus dados, e se o teu caso o exigir, monta-se em modo privado. A segurança decide-a a arquitectura e as permissões, não «a IA».
Montamos no teu negócio?
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