Fechar o banco não é trabalho de fim de mês: é casar cada movimento com a sua fatura, e isso automatiza-se

É o caso que parte a maioria das reconciliações automáticas, porque quase todas emparelham um-para-um pelo valor exato. Aqui procura-se a combinação: diante de um recebimento, testa-se contra os conjuntos de faturas abertas desse cliente que somam essa quantia —incluindo a possibilidade de vir com um desconto de pronto pagamento ou com uma retenção—; diante de uma fatura, aceita-se que a cubram vários movimentos e deixa-se aberta como parcial até chegar o resto, em vez de a dar por recebida ou por diferença. Quando há mais de uma combinação que bate igualmente bem, não se escolhe à sorte: sobe com as duas opções, porque um acerto por casualidade suja o razão e descobre-se três meses depois.

Nada explícito, mas há sinais, e na maioria dos casos bastam. O movimento traz ordenante, valor, data e um descritivo, mesmo que venha sujo. Contra isso cruzamos o que esse cliente tem vencido, como pagou historicamente —se arredonda, se agrupa, se paga a 30 ou a 60— e as variantes do seu nome, que é o que mais falha à mão: o pagamento entra em nome de uma sociedade, de um administrador ou de uma marca comercial que não coincide com a ficha. O que não fazemos é forçar uma atribuição para deixar o marcador limpo: se o sinal é fraco, o movimento fica identificado como pendente com os seus candidatos, que é informação útil, e não reconciliado em falso, que é um erro que alguém vai pagar no fecho.

Não. Isto monta-se sobre o que já usas: o extrato entra pelo ficheiro ou pela API do teu banco e o resultado escreve-se na tua contabilidade (Sage, Holded, Odoo, SAP e similares). Se já tens uma ferramenta de tesouraria de que gostas, ligamo-la em vez de a substituir; o que automatizamos é o que essa ferramenta não faz —casar os casos tortos contra a tua carteira real e subir com contexto em vez de deixar uma lista de «não reconciliados»—. O que tiramos é o passo em que uma pessoa descarrega o extrato e vai marcando linhas.

É desenhado a assumir que vai acontecer, porque em reconciliação o erro silencioso é o caro. Três coisas o contêm. Arranca em modo proposta: casa, mas uma pessoa aprova, e a autonomia solta-se por tipo de movimento só quando os acertos medidos o justificam. Tudo o que aplica fica com o seu rasto —que movimento, contra que documento, por que regra ou sinal—, por isso reverter é um passo, não uma investigação. E o limiar de confiança é teu: abaixo dele, sobe em vez de decidir. A comparação honesta não é contra um processo perfeito: é contra fechar à mão às nove da noite do dia 3, que também se engana e não deixa registo de porque marcou aquela linha.