Solução · Por problema
Automatizar as notas de despesa: do talão no bolso ao reembolso no salário, sem andar atrás de ninguém
A nota de despesa é um trâmite de cinco minutos que custa duas semanas à empresa: o colaborador não encontra o comprovativo, o responsável aprova sem olhar e a administração anda atrás dos papéis até ao fecho. Automatizamos o circuito inteiro —captura, política, aprovação e reembolso— sobre os teus sistemas.
O problema
Ninguém odeia as notas de despesa o suficiente para as arranjar, e é por isso que continuam a custar o que custam.
- O colaborador acumula talões na carteira e mete-os todos de uma vez ao fim do mês, quando já não se lembra do que era cada um.
- O responsável aprova em bloco pelo telemóvel sem verificar nada: não tem à frente a política, nem o histórico, nem o orçamento que lhe resta.
- A administração faz de detetive —andar atrás do comprovativo que falta, decidir se aquele jantar entra nas ajudas de custo, calcular que IVA é dedutível— e isso não consta de nenhuma descrição de funções.
- O cartão de empresa multiplica o trabalho em vez de o reduzir: o movimento já está no banco, mas o comprovativo que o suporta aparece três semanas depois, ou não aparece.
- A política de despesas existe, está num PDF e ninguém a leu desde que a assinaram.
O custo de continuar igual
O custo não está no reembolso, está no circuito: o tempo do colaborador, o de quem aprova, o da administração a andar atrás de papéis e o do fecho que se atrasa. E há um custo que nem sequer se mede —a despesa que passa porque ninguém a confrontou com a política, e a que se recusa tarde, quando já gerou uma conversa incómoda—. Tudo isso se paga todos os meses, repartido por gente que é paga para fazer outra coisa.
A solução
Um circuito que captura, valida face à tua política, encaminha a aprovação e deixa o reembolso pronto
- 1O colaborador envia o comprovativo por onde já trabalha —foto pelo telemóvel, email, WhatsApp ou Slack—. O sistema lê comerciante, data, valor, imposto e forma de pagamento, venha em papel amarrotado, PDF ou captura de ecrã.
- 2Classifica-o e confronta-o com a tua política escrita: categoria, limite por rubrica, ajudas de custo por destino, o que exige comprovativo, que IVA é dedutível e que projeto ou centro de custo o suporta.
- 3Encaminha-o para quem tem de o aprovar com o contexto à frente —o que se gastou, se cumpre a política e que orçamento resta—, não como uma lista de valores sem história. O que cumpre e fica abaixo do limiar que definires passa sozinho.
- 4Concilia a despesa com o movimento do cartão de empresa e avisa do comprovativo em falta antes do fecho, não depois. Deixa o lançamento e o reembolso preparados no teu ERP ou no processamento salarial.
- 5Deixamo-lo medido: quantas notas passam sem intervenção, quanto demora uma despesa desde que é feita até ser aprovada e que percentagem volta para trás por incumprir a política.
O que muda
O que deixas de perder
Processar uma única nota de despesa custa em média 58 $ e leva cerca de 20 minutos, segundo o estudo de referência do setor das viagens de negócios.
GBTA Foundation — «How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?» (gbta.org)
Cerca de 19 % das notas de despesa trazem erros, e corrigir uma custa em média mais 52 $ e 18 minutos: o retrabalho é uma segunda fatura que quase ninguém contabiliza.
GBTA Foundation — «How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?» (gbta.org)
O que medimos: % de notas aprovadas sem intervenção, dias desde a despesa até ao reembolso, % devolvida por incumprir a política e comprovativos pendentes no fecho.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- andar atrás de comprovativos, confrontar à mão cada despesa com a política e aprovar às cegas listas de valores
- Implementação habitual
- 3–4 semanas
- Entrada
- talão ou fatura simplificada do colaborador (foto, PDF ou email) e movimento do cartão de empresa
- Saída
- despesa classificada, validada face à política, aprovada e pronta a reembolsar no ERP ou no processamento salarial
- Compatível com
- SAPSageHoldedA3SlackWhatsApp
- Pode ligar-se a
- O teu software de salários ou de RHExtratos do cartão de empresaA tua política de despesas escritaO canal de entrada do colaborador (telemóvel, email, chat)
- O que medimos
- % de notas aprovadas sem intervençãodias desde a despesa até ao reembolso% devolvida por incumprir a políticacomprovativos pendentes no fecho
- Adequado para
- empresas com equipa que viaja ou gasta com frequência, política de despesas escrita e um fecho mensal que encrava nos comprovativos
- Não adequado para
- quem não tem política de despesas definida —há que escrevê-la antes— ou quem move duas ou três despesas soltas por mês
Ver tudo o que podes automatizar em Finanças e contabilidade →
Perguntas frequentes
Em quem gera o documento e no que há para decidir com ele. A fatura de fornecedor entra por contas a pagar: vem de fora, já está aprovada pelo simples facto de se ter comprado, e o trabalho é extrair bem os dados e contabilizá-la —isso é extrair os dados das faturas—. A nota de despesa é o teu próprio colaborador que a gera, e aí o dado é a parte fácil: o difícil é decidir se aquela despesa cumpre a política, quem a aprova e como o dinheiro volta à pessoa. São dois circuitos diferentes, com dois donos diferentes e duas formas diferentes de falhar.
Não. Montamos o circuito sobre o que já tens: o teu ERP ou contabilidade, o teu processamento salarial e os teus extratos de cartão. Se já usas uma ferramenta de despesas e ela funciona, ligamo-la em vez de a substituir; o que automatizamos é aquilo que essa ferramenta não faz —confrontar com a tua política concreta, encaminhar a aprovação com contexto e fechar a conciliação com o cartão—. Se não usas nenhuma, o canal de entrada é o que a equipa já usa: o telemóvel, o email ou o chat.
Não aprova às cegas: aprova dentro dos limites que escreves. És tu que defines o limiar abaixo do qual uma despesa que cumpre a política passa sozinha, e tudo o que sai disso —valor alto, categoria duvidosa, comprovativo em falta, fornecedor novo— é encaminhado para uma pessoa com o motivo assinalado. A diferença face ao circuito manual não é que decida a máquina: é que a pessoa que aprova tem à frente a política e o histórico em vez de uma lista de valores, por isso o seu «sim» quer dizer alguma coisa.
São detetados antes do fecho, que é o único momento em que ainda se resolvem. O sistema cruza os movimentos do cartão de empresa com os comprovativos recebidos e avisa o colaborador do que falta quando a despesa é recente e ele ainda se lembra, não três semanas depois. O que continua sem comprovativo fica marcado e visível para a administração, com o seu valor e a sua data, em vez de aparecer como surpresa quando já não há margem.
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