Solução · Por problema

Assinam contratos que ninguém leu até ao fim. A fatura disso chega dois anos depois.

O contrato-quadro do cliente grande, as condições do fornecedor, a apólice, o SaaS que se renova sozinho. Chega na quinta, tem de estar assinado na sexta, e alguém passa os olhos. Automatizamos a leitura: o sistema confronta cada contrato que recebem com os vossos critérios, assinala a cláusula que não deviam aceitar e vigia os prazos que hoje ninguém vigia.

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O problema

O risco não está no contrato que negoceiam à unha. Está nos vinte que assinam sem discutir.

O contrato chega na quinta e assina-se na sexta. Lê-se a primeira página, o preço e a duração. O resto assina-se de fé.
Não há jurista na casa — ou há, e é o estrangulamento: toda a gente espera que ele leia, e ele tem quarenta coisas antes da vossa.
As cláusulas que doem —limitação de responsabilidade, penalizações por atraso, exclusividade, cedência de propriedade intelectual, lei aplicável— são aceites tal como vieram, porque ninguém tinha uma posição escrita com que as comparar.
Perguntar «que pré-aviso temos com este fornecedor?» custa meia manhã, porque os contratos assinados vivem espalhados entre um Drive, um fio de email e a gaveta de alguém que já não trabalha aqui.
A renovação automática dispara sozinha. Só dão por ela quando chega a fatura de mais um ano de um serviço que iam cancelar.
Quando o contrato vai e vem três vezes, ninguém relê quarenta páginas para ver o que mexeu: vai-se pelo que ficou combinado por email e assina-se o último PDF que chegou.

O custo de continuar igual

Assinar sem ler não se paga no dia da assinatura. Paga-se no dia do litígio, no da penalização, ou no da renovação que ninguém viu chegar. E nunca aparece num relatório sob a rubrica «revisão de contratos»: aparece como uma indemnização negociada em baixa porque o contrato não vos dava razão, como mais doze meses de uma ferramenta que já não usam, ou como um prazo falhado que estava escrito e que ninguém tinha lido. Para dar a medida do buraco: a investigação de referência do setor estima a fuga de valor por má gestão contratual em cerca de 9 % do valor dos contratos por ano —até 15 % nas piores organizações—, âmbito internacional. É o tamanho do problema, não uma promessa nossa.

A solução

Um sistema que lê cada contrato que vos chega, o mede contra a vossa posição e não perde os prazos de vista

1Primeiro escrevemos o playbook, porque sem ele não há nada para automatizar: que cláusulas aceitam tal como vêm, quais negoceiam e quais nunca assinam. Responsabilidade, prazos de pagamento, penalizações, exclusividade, propriedade intelectual, proteção de dados, foro. Esse documento não existe em quase nenhuma empresa, e é o que transforma «isto não me cheira bem» num critério que uma máquina consegue aplicar sozinha.
2O sistema lê o contrato que entra —PDF, Word ou digitalizado— e desmonta-o cláusula a cláusula: percebe do que trata cada uma e confronta-a com o teu playbook. Sai um relatório curto: o que está dentro da vossa posição, o que se desvia e em que direção, e o que nem sequer devia ser assinado. Assinala também o que falta: uma cláusula ausente é tanto risco como uma má.
3Extrai a ficha do contrato —partes, valor, duração, pré-aviso, data de renovação, penalizações, obrigações com data— e tira-a do PDF para um registo consultável. Os prazos entram num calendário que avisa com margem para decidir, não na semana em que já se renovou sozinho.
4Quando o contrato vai e vem, compara versões: o que a outra parte mudou entre a v3 e a v4, cláusula a cláusula, com a alteração marcada e o impacto explicado. Acabou reler quarenta páginas para descobrir que mexeram numa vírgula no limite de responsabilidade.
5A fronteira fica escrita: o sistema assinala e prioriza, a pessoa decide e assina. Um NDA padrão dentro da vossa posição passa depressa; o que se desvia sobe a quem tem de ver, com o motivo e o excerto citado à frente. E tudo deixa registo: o que foi revisto, contra que versão do playbook e o que foi decidido.

O que muda

O que deixas de perder

A fuga de valor atribuída a uma má gestão contratual ronda os 9 % do valor dos contratos por ano e chega aos 15 % nas organizações menos maduras. Âmbito: internacional. Dimensiona o problema que estás a atacar; não é um resultado que te prometamos.
World Commerce & Contracting (WorldCC), «Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line», relatório de investigação, 28 de abril de 2020 — worldcc.com · âmbito internacional
A revisão deixa de depender de quem está livre na quinta à tarde. O critério está escrito e aplica-se igual ao contrato número um e ao número duzentos, em agosto, com a equipa de férias.
Mecanismo
As renovações automáticas deixam de ser surpresa: a data de pré-aviso sai do contrato no dia em que se assina e entra num calendário que avisa enquanto ainda se pode fazer alguma coisa.
Mecanismo
O que medimos: dias desde que chega um contrato até estar revisto, % de contratos com ficha completa no registo, desvios detetados contra o playbook e renovações avisadas com pré-aviso suficiente.
O que medimos

Ficha técnica

Trabalho que elimina: ler à mão cada contrato que vos chega para perceber o que estão a aceitar, e depois andar atrás dos prazos dentro do PDF
Implementação habitual: 3–5 semanas
Entrada: o contrato que um terceiro te envia: PDF, Word ou digitalizado, por email ou vindo do repositório
Saída: relatório de desvios contra o teu playbook, ficha do contrato (partes, valores, prazos, pré-avisos, obrigações) e alertas de vencimento e renovação
Compatível com: SharePointGoogle DriveMicrosoft 365Google WorkspaceDocuSignSlack
Pode ligar-se a: O vosso playbook de cláusulasO vosso arquivo de contratos assinadosO vosso calendário de prazos e pré-avisosO vosso canal de avisos (Slack, Teams, email)
O que medimos: dias desde que chega o contrato até estar revisto% de contratos com ficha completa no registodesvios detetados contra o playbookrenovações avisadas com pré-aviso suficiente
Adequado para: empresas que assinam contratos de terceiros com frequência —fornecedores, clientes grandes, SaaS, arrendamentos, seguros— e não têm jurídico interno que dê conta
Não adequado para: a operação única de valor elevado, onde o que precisas é de um advogado a negociar e não de um filtro à entrada

Perguntas frequentes

Na direção em que o papel viaja. Gerar contratos é a saída: fecham um negócio e o vosso documento tem de sair do vosso modelo, pronto a assinar. Isto é a entrada: quem redige é o outro, chega com as condições dele e com as letras pequenas dele, e o trabalho é perceber o que estão a aceitar antes de assinar e não perder de vista aquilo a que ficam obrigados depois. Um lado acelera a venda. O outro protege a empresa daquilo que assinou.

Não, e quem te disser o contrário está a vender-te um problema. O juízo jurídico fica no vosso jurídico: o playbook são vocês que o escrevem com eles, e é deles. O que o sistema faz é o trabalho mecânico que hoje come o tempo deles ou, pior, que não faz ninguém: ler as quarenta páginas, encontrar onde está cada cláusula, compará-la com o que já tinham decidido e chegar com os desvios marcados e citados. O vosso advogado deixa de ser um leitor de PDF e passa a decidir sobre o que exige mesmo critério. E quem assina é sempre uma pessoa.

É aí que costuma estar o primeiro valor, e por isso começamos pelo arquivo. Varremos o histórico —o que está no Drive, no SharePoint, no correio e nas digitalizações— e tiramos a ficha de cada contrato vivo: o que assinaram, com quem, até quando, com que pré-aviso e com que obrigações pendentes. Em quase todas as empresas essa primeira varredura traz duas coisas incómodas: renovações já a correr que ninguém decidiu, e obrigações assumidas que ninguém está a cumprir porque ninguém sabia que existiam.

Mede-se antes de confiar, e o número mostramos-to mesmo quando não nos favorece. Antes de o deixar trabalhar sozinho passamo-lo por contratos que a tua equipa já tinha revisto e comparamos: o que encontrou, o que lhe escapou e o que assinalou a mais. Três coisas contêm a falha. A primeira: não responde «limpo» por omissão —se uma cláusula do playbook não aparece no contrato, reporta-o como ausência, porque uma cláusula que falta é tanto risco como uma má—. A segunda: cita o excerto exato em que se apoia, por isso rever o trabalho dele custa segundos e não outra leitura inteira. A terceira: a linha entre o que passa sozinho e o que sobe a uma pessoa és tu que a traças, por tipo de contrato e por valor, e mexe-se quando os dados o disserem.

É a pergunta certa e condiciona a montagem inteira, não é um anexo do fim. Resolve-se pondo três coisas por escrito antes de começar: onde é processado o documento e sob que contrato com o fornecedor do modelo —incluindo o compromisso de não treinar com os vossos dados—, quem vê o quê dentro da empresa (o contrato da administração não está aberto a toda a gente, e as permissões do repositório respeitam-se tal como estão) e o que fica registado de cada consulta. Se a vossa política ou o vosso setor não admitirem que um contrato saia do vosso perímetro, monta-se com modelo no vosso ambiente: perde-se alguma qualidade e não se discute com ninguém. O que não fazemos é montar primeiro e perguntar depois.

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