Solução · Por integração
Cada encomenda do WooCommerce devia sair faturada do Holded. Hoje sai de alguém a escrever.
A encomenda entra na loja e alguém tem de a transformar em fatura, acertar o stock, criar o contacto e aplicar o IVA certo. Montamos a camada de IA entre a API do WooCommerce e a do Holded que faz o trajeto inteiro — incluindo os casos que nenhum conector cobre.
O problema
Vender mais não devia significar escrever mais.
- Cada encomenda acaba copiada para o Holded à mão, ou por um conector que só cobre o caminho simples: um produto, um envio, um país, uma taxa.
- O stock vive em dois sítios. O WooCommerce desconta na venda e o Holded na fatura ou na guia, e passadas duas semanas já não coincidem: acabas a vender o que já não tens.
- O IVA depende do destino e do tipo de cliente —nacional, intracomunitário com número válido, exportação, balcão único para B2C na UE— e essa regra não está na encomenda: está na cabeça de uma pessoa.
- As devoluções e os envios parciais não têm conector: cada um vira uma nota de crédito manual com a sua série e a sua data, quase sempre tarde.
- O cliente que compra três vezes por mês acaba como três contactos diferentes no Holded porque cada encomenda chegou com o e-mail escrito de outra maneira.
O custo de continuar igual
O custo não aparece em nenhuma fatura: aparece como stock que não bate certo, tratamento de IVA decidido à pressa, notas de crédito emitidas semanas depois e um fecho mensal que depende de uma pessoa concreta não adoecer. E piora com o tempo, não melhora: à medida que a faturação eletrónica estruturada se torna obrigatória mercado a mercado, um fluxo encomenda → fatura que depende de alguém escrever é exatamente o que envelhece pior quando cada fatura tiver de sair de um sistema com registo e assinatura.
A solução
Uma camada de IA entre a API do WooCommerce e a do Holded que transforma encomendas em contabilidade e em stock
- 1Partimos do que já tens. Se usas um conector WooCommerce–Holded, não o deitamos fora: fica a cobrir a encomenda simples e montamos por cima o que não cobre, que é exatamente onde se vão as horas.
- 2Ouvimos os eventos do WooCommerce por webhook —encomenda criada, paga, concluída, reembolsada ou reembolsada em parte— e traduzimo-los no documento certo do Holded pela sua API: orçamento, encomenda, guia, fatura ou nota de crédito.
- 3Resolvemos o IVA com regras explícitas e auditáveis, não com um prompt solto: país de destino, tipo de cliente, validação do número intracomunitário, tratamento do transporte e dos cupões. A regra fica escrita no próprio documento, para poder ser revista.
- 4Unificamos cliente e existências. Deduplicamos contactos por número fiscal, e-mail e telefone em vez de criar um novo por encomenda, e sincronizamos o stock num só sentido —o que decidires— com reserva, limiar e alerta assim que aparece um desvio.
- 5Fechamos os casos estranhos, os que comem o mês: envio parcial que fatura só o enviado, devolução com a sua nota de crédito, troca de produto, encomenda com cupão ou cartão-presente, e portes com taxa diferente da do artigo.
- 6Deixamo-lo medido e com rede: que percentagem de encomendas chega a fatura sem intervenção, que unidades desviam entre loja e armazém, que casos sobem a uma pessoa e com que contexto chegam.
O que muda
O que deixas de perder
A encomenda deixa de precisar de teclado: entra por webhook e sai como o documento certo no Holded, com o seu contacto, a sua série e a sua taxa de IVA.
Mecanismo
O IVA deixa de depender de alguém se lembrar da regra: decide-se por destino, tipo de cliente e validação do número intracomunitário, e fica escrito e revisível no documento.
Mecanismo
O desvio de stock deixa de se descobrir quando um cliente compra algo esgotado: deteta-se e avisa-se no dia em que aparece, não no inventário do trimestre.
Mecanismo
O que medimos: % de encomendas faturadas sem intervenção, acertos de contacto e de taxa, unidades de desvio entre loja e armazém, e dias que demora o fecho mensal.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- transformar à mão cada encomenda da loja em fatura do Holded: criar o contacto, escolher a taxa de IVA, acertar o stock e emitir a nota de crédito quando algo é devolvido
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- um evento do WooCommerce: uma encomenda criada, paga, concluída, reembolsada ou reembolsada em parte
- Saída
- o documento certo criado no Holded —fatura, nota de crédito, guia ou encomenda— com o contacto deduplicado, a sua série, a sua taxa e o stock acertado
- Compatível com
- WooCommerce (REST API + webhooks)Holded (API v2)WordPressPasarelas de pago conectadas a WooCommerce
- Pode ligar-se a
- Tu conector WooCommerce–Holded, si ya lo tienes activoTu almacén o tu ERP de existencias, si el stock no vive solo en HoldedTus series de facturación, tipos de IVA y reglas de operaciones intracomunitarias
- O que medimos
- % de encomendas que chegam a fatura sem intervençãoacertos de contacto e de taxa de IVAunidades de desvio de stock entre loja e armazémdias que demora o fecho mensal
- Adequado para
- lojas em WooCommerce com volume suficiente para faturar à mão doer, que levam a contabilidade e o catálogo no Holded
- Não adequado para
- quem envia quatro encomendas por mês —aí um conector padrão chega e sobra— ou quem precisa de que alguém decida o critério fiscal: isso põe-no o teu contabilista, não uma integração
Perguntas frequentes
Para a encomenda simples chega, e por isso não lhe mexemos: um produto, um envio, um cliente nacional, uma taxa. Onde a estrada acaba é em tudo o que exige critério: um envio parcial que só deve faturar o enviado, uma devolução que precisa de nota de crédito com a série e a data certas, um cliente empresa de outro país cujo número tem de ser validado antes de decidir o imposto, uma encomenda com cupão em que a base tributável já não é o preço de catálogo, ou o mesmo cliente a entrar como três contactos porque escreveu o e-mail de três formas. Isso não são 5% das tuas encomendas: são 100% do trabalho manual que te sobra.
Decide-se por regras explícitas antes de emitir seja o que for, não pelo que o modelo acha. O sistema olha para o país de destino, se o comprador é empresa ou particular, e —quando é empresa de outro país da UE— valida o seu número intracomunitário no registo oficial antes de aplicar qualquer isenção. Para venda a particulares dentro da UE aplica a taxa do país de destino conforme a tua configuração de balcão único. Tudo isso fica escrito e revisível no próprio documento: que regra se aplicou e porquê. O que não fazemos é decidir o teu critério fiscal: as regras fixamo-las contigo e com o teu contabilista antes de tocar em nada.
Por isso é que arranca com rede. Os documentos que tocam na contabilidade começam em modo proposta: o sistema deixa-os preparados no Holded e uma pessoa aprova-os, até os acertos serem altos e largares autonomia por tipo de encomenda —primeiro a nacional simples, depois a intracomunitária, por último as devoluções parciais. O duvidoso sobe sempre a alguém, com a encomenda resumida e o link direto para o WooCommerce. E fica tudo registado: que documento se criou, com que regra e a partir de que evento. Sem rasto não há autonomia.
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