Solução · Por setor
IA para oficinas auto: o orçamento aprovado por escrito e o cliente avisado sem ninguém levantar o telefone
O carro está no elevador à espera de um sim que ninguém dá, e o telefone toca a perguntar se já está pronto. Isso automatiza-se — receção da viatura, insistência no orçamento e aviso de estado — por cima do programa que já usas, e nota-se nos elevadores livres desta semana.
O problema
O carro está parado à espera de um sim que ninguém foi buscar
- A viatura entra, faz-se o diagnóstico e o orçamento fica à espera: três chamadas, caixa de voz, e o elevador continua ocupado por um carro em que ninguém pode tocar.
- Cada «já está pronto o meu?» é um mecânico que pousa a ferramenta, limpa as mãos e perde o fio à reparação que tinha à frente.
- A receção é escrita duas vezes: primeiro a matrícula e a quilometragem num papel, depois no programa quando há um intervalo — normalmente às sete da tarde.
- O cliente da revisão do ano passado não volta porque ninguém lho lembrou. O histórico está no programa; o que falta é quem o veja.
O custo de continuar igual
Uma oficina não fatura horas de mecânico: fatura horas de elevador ocupado por um carro em que se pode trabalhar. Cada orçamento por aprovar bloqueia um lugar, e cada chamada de estado interrompe uma reparação a meio: o trabalho demora mais e entra menos trabalho. Entretanto, a carteira de viaturas que já passou pela tua oficina — o negócio mais barato que há para recuperar — arrefece porque ninguém lhe liga.
A solução
Um agente que recebe a viatura, insiste na aprovação e empurra o estado para fora — por cima do programa que já tens
- 1Ligamos um agente ao teu programa de oficina e ao WhatsApp: a marcação e a receção entram pelo canal do cliente — matrícula, quilometragem, sintoma, fotografias do estado à chegada — e saem convertidas em ordem de reparação, sem escrever nada duas vezes.
- 2O orçamento sai do teu programa e o agente vai atrás dele: envia-o, explica cada linha em linguagem clara, tira as dúvidas, recolhe o sim ou o não por escrito e deixa-o registado na ordem. Se não houver resposta, insiste sozinho e avisa o chefe de oficina quando é mesmo altura de ligar.
- 3O estado sai antes de o perguntarem: «entrada», «à espera de peça», «pronto para levantar». O cliente deixa de ligar porque já sabe; o mecânico deixa de atender.
- 4A partir do histórico de viaturas, o agente lembra a revisão, a mudança de óleo e a próxima inspeção periódica, e propõe marcação. Tudo medido: tempo até ao sim, orçamentos aprovados por escrito, chamadas de estado recebidas e marcações recuperadas da carteira.
O que muda
O que deixas de perder
O tempo entre «orçamento enviado» e «orçamento aprovado» é a verdadeira alavanca da oficina: enquanto se espera, o elevador não fatura. O agente vai buscar o sim ao canal onde o cliente responde mesmo.
Mecanismo
As chamadas de estado deixam de entrar porque o aviso saiu antes. A reparação a meio deixa de ser interrompida de vinte em vinte minutos.
Mecanismo
A aprovação fica por escrito e agarrada à ordem de reparação: acaba o «eu não autorizei isso» na hora de faturar.
Mecanismo
O que medimos: tempo médio até à aprovação do orçamento, % de orçamentos aprovados por escrito, chamadas recebidas sobre o estado e marcações recuperadas do histórico.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- andar atrás da aprovação dos orçamentos à mão e atender ao telefone o «já está pronto o meu carro?»
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- marcação, receção da viatura ou orçamento emitido no teu programa de oficina
- Saída
- ordem de reparação criada, orçamento aprovado por escrito e cliente avisado do estado e da próxima revisão
- Compatível com
- WhatsApp Business APIAudatex
- Pode ligar-se a
- O teu programa de gestão de oficina (DMS)Plataformas de tempos e avaliação (GT Motive)Telefonia / agente de voz
- O que medimos
- tempo médio até à aprovação do orçamento% de orçamentos aprovados por escritochamadas recebidas a perguntar pelo estado da viaturamarcações recuperadas do histórico de viaturas
- Adequado para
- oficinas mecânicas, de chapa e pintura e multimarca com vários elevadores, orçamentos que têm de ser aprovados antes de trabalhar e uma carteira de viaturas com histórico
- Não adequado para
- o diagnóstico da avaria e a decisão técnica do que se repara, que continuam a ser do mecânico
Perguntas frequentes
É a pergunta que decide o projeto, e a resposta depende do teu programa. Se o teu expõe os dados — ordens de reparação, orçamentos, histórico de viaturas — ligamo-nos por API e o agente lê e escreve sem tu mudares nada. Se for fechado, há uma ponte para construir: detetamo-lo na primeira semana e dizemos-te o custo exato antes de faturar seja o que for. O que não te vamos pedir é que mudes de programa; uma oficina não para para migrar.
Não, e vale a pena ver a diferença antes de pagar duas vezes. A IA que vem dentro do teu programa ajuda-te dentro de um ecrã: sugere o tempo de mão de obra, redige a observação, procura o código de avaria. O que te bloqueia elevadores não acontece dentro de um ecrã: acontece entre o teu programa e um cliente que não respondeu ao orçamento. Aí o copiloto do fabricante não chega, porque não fala com o teu cliente por WhatsApp nem vai atrás de nenhuma aprovação. Nós não te vendemos outro programa: montamos o agente por cima do que já usas.
Para discutir uma avaria cara, sim — e essa chamada continua a fazê-la o teu chefe de oficina, com o diagnóstico à frente e um cliente já informado. Mas para «já está pronto?» ninguém prefere ligar: prefere saber sem ligar. O agente fica com o repetitivo — receção, estado, lembrete, insistir na assinatura — e devolve-te o telefone para as conversas que valem mesmo uma chamada.
Fica registado tal e qual, que é justamente o caso que mais se perde ao telefone. O agente envia o orçamento linha a linha — o urgente, o recomendado, o que pode esperar — e recolhe a resposta da mesma forma. A ordem de reparação fica com o que foi aprovado, recusado e adiado, e este último volta como aviso daqui a uns meses em vez de morrer numa conversa que ninguém apontou.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.