Solução · Por setor
IA para academias e centros de formação: cada dúvida de um interessado respondida na hora e a matrícula tratada sozinha
O interessado pergunta pelo curso num domingo à noite e tu abres na segunda: já se inscreveu na academia que respondeu em cinco minutos. Isso automatiza-se —primeira resposta, informação do curso, matrícula e lembretes— e nota-se nas inscrições da semana, não no trimestre.
O problema
A secretaria afoga-se a responder mil vezes o mesmo enquanto o interessado arrefece
- As dúvidas de sempre —o que inclui o curso, quando começa, quanto custa, se há vagas, se dão certificado— entram por WhatsApp, formulário e telefone a qualquer hora, e a secretaria responde-as uma a uma quando pode.
- O interessado que pergunta fora de horário ou ao fim de semana não recebe resposta, e é precisamente aí que as pessoas decidem onde se inscrever.
- A matrícula é um vai-e-vem de emails: enviar o formulário, pedir a documentação, cobrar a primeira mensalidade, confirmar a vaga. Perde-se gente pelo caminho por pura fricção.
- Os lembretes de aula e de pagamento fazem-se à mão ou não se fazem: as faltas sobem e as mensalidades em dívida acumulam-se porque ninguém teve tempo de as cobrar a tempo.
O custo de continuar igual
Cada interessado respondido tarde é uma matrícula que vai para outra academia: na formação a decisão toma-se a quente, e o primeiro que responde com clareza leva o aluno. E as horas que a secretaria gasta a repetir a mesma informação e a perseguir pagamentos são horas caras que não ensinam ninguém: custo de coordenação que não sai em nenhuma fatura mas se paga por inteiro, mês após mês.
A solução
Um agente que informa, matricula e lembra —e deixa à tua equipa a parte que pede critério
- 1Ligamos um agente aos teus canais —WhatsApp, formulários do site, email, telefone— e ao teu CRM ou plataforma de formação: cada dúvida entra, é respondida e fica registada sem que ninguém a escreva.
- 2Responde na hora 24/7 à informação do curso —conteúdo, horários, preço, prazos, requisitos, certificação— com a resposta certa do teu catálogo, e qualifica o interessado (o que procura, nível, disponibilidade).
- 3Trata a matrícula de ponta a ponta: recolhe os dados, envia o formulário, pede a documentação, dispara a cobrança da primeira mensalidade e confirma a vaga, sem perder ninguém pelo caminho.
- 4Envia os lembretes de aula e de pagamento, cobra com tato as mensalidades vencidas e avisa a tua equipa quando um caso pede critério humano —uma bolsa, uma exceção, um aluno em risco de abandono—. Tudo medido: tempo de primeira resposta, matrículas fechadas sem secretaria, faltas e mensalidades recuperadas.
O que muda
O que deixas de perder
A primeira resposta passa de horas a segundos: o interessado é atendido enquanto ainda está a decidir, não quando a secretaria se liberta.
Mecanismo
A matrícula deixa de se perder por fricção: quem queria inscrever-se chega ao pagamento em vez de desistir num email sem resposta.
Mecanismo
O que medimos: tempo de primeira resposta, % de matrículas fechadas sem secretaria, faltas às aulas e mensalidades em dívida recuperadas.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- responder à mão às perguntas repetidas de interessados e alunos, tratar a matrícula e perseguir lembretes e mensalidades em dívida
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- uma dúvida de um interessado ou aluno por WhatsApp, web, email ou telefone, ou um marco de matrícula/pagamento
- Saída
- dúvida respondida, matrícula tratada até ao pagamento, lembrete enviado e equipa avisada quando o caso pede critério
- Compatível com
- WhatsApp Business APIStripe
- Pode ligar-se a
- O teu CRM / plataforma de formação (Moodle, Classlife)O teu gateway de pagamentos
- O que medimos
- tempo de primeira resposta a um interessado% de matrículas fechadas sem a secretariataxa de faltas às aulasmensalidades em dívida recuperadas
- Adequado para
- academias, centros de formação, escolas de línguas e formação profissional com volume de interessados e uma secretaria que não dá conta de responder e tratar a tempo
- Não adequado para
- o ensino, a tutoria e a avaliação dos alunos, que ficam com os teus formadores; o agente faz a administração, não a formação
Perguntas frequentes
É a parte que decide que funcione. Ligamo-nos por API ao teu CRM ou à tua plataforma de formação —catálogo de cursos, vagas, alunos, pagamentos— para informar, matricular e lembrar em tempo real, sem mudar o teu sistema. Se o teu programa for fechado, detetamo-lo na primeira semana e dizemos-te a ponte exata antes de faturar seja o que for.
Não, e de propósito. O agente fica na administração: informar, matricular, cobrar, lembrar e avisar. O ensino, a tutoria e a avaliação —o que exige critério pedagógico e trato humano— ficam com os teus formadores. Automatizamos a secretaria que come as horas, não a formação que dá valor à tua academia.
Para o importante, sim, e por isso o caso que pede critério —uma bolsa, uma exceção, um aluno indeciso— passa à tua equipa. Mas para a primeira pergunta o interessado prefere uma resposta clara em segundos a dois dias de silêncio à espera de que «alguém o atenda». O agente resolve o imediato —o que inclui o curso, quando começa, como se paga— e deixa à tua equipa a conversa que de facto convence.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.