Solução · Por problema

As encomendas entram por seis sítios diferentes e alguém as digita uma a uma

Email com o PDF em anexo, um Excel que cada cliente formatou à sua maneira, o portal do distribuidor, um EDI que só os dois grandes usam e, ainda, um fax digitalizado. No fim do funil está uma pessoa a copiar referências à mão para o ERP. Isso é um trabalho, não um destino: automatiza-se.

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O problema

O estrangulamento não é o ERP. É o teclado que está à frente dele.

Cada cliente manda a encomenda no seu formato: um PDF com o modelo do departamento de compras dele, um Excel com colunas próprias, o corpo de um email em texto simples. Nenhum coincide com o seguinte.
A referência do cliente não é a tua referência. Alguém tem de traduzir o código, a descrição ou o nome comercial dele para o teu SKU, e esse alguém fá-lo de cor.
A encomenda urgente entra às 17:50 e só é lançada amanhã, porque quem a digita já se foi embora. A entrega atrasa um dia por um motivo administrativo, não logístico.
Os preços validam-se a olho contra a tabela do cliente. Quando não bate certo, descobre-se na faturação e acaba em nota de crédito.

O custo de continuar igual

O custo não está nas horas de digitação, mesmo que as pagues: está no que essas horas deixam passar. Um dígito mal copiado numa quantidade transforma-se numa expedição errada, numa devolução, numa nota de crédito e num telefonema de um cliente que já não te dá a urgência por defeito. Os erros nas encomendas B2B não são marginais — o B2B Buyer Report 2025 da Sana Commerce, com investigação da Sapio Research junto de 750 compradores profissionais dos Estados Unidos, Reino Unido, México, Alemanha, Austrália e Países Baixos, situa em 33% as encomendas online com algum erro, e em 29% os compradores que apontam imprecisões de preço. E o EDI não resolve isto sozinho: em Espanha, segundo o inquérito ETICCE do INE (dados de 2024 publicados em 2025), 56% das vendas por comércio eletrónico chegam por intercâmbio eletrónico de dados, o que também significa que quase metade entra por outro sítio, e esse outro sítio é uma caixa de entrada. Entretanto, escalar vendas significa contratar mais uma pessoa para digitar, e o pico de campanha nota-se primeiro na fila de encomendas do que no armazém.

A solução

Uma camada de captura que lê qualquer formato, cruza com o teu cadastro e deixa a encomenda criada com as dúvidas assinaladas

1Ligamos todas as tuas entradas reais ao mesmo sítio: a caixa de correio de encomendas, os anexos em PDF e Excel, o portal onde alguns clientes carregam ficheiros e o canal EDI que já tenhas. Nada de pedir aos teus clientes que mudem a forma como compram: quem manda um PDF continua a mandar um PDF.
2Um agente extrai as linhas do documento — referência, descrição, quantidade, preço, data de entrega solicitada, morada de entrega — e normaliza-as. A parte difícil não é ler o PDF: é que o mesmo artigo se chama de três maneiras diferentes em três clientes, e é aí que a IA faz a diferença face a um modelo rígido.
3Cada linha é cruzada com o teu cadastro de artigos e com a tabela de preços desse cliente: SKU correto, unidade de medida correta, preço e desconto que lhe correspondem por contrato. O que não chega a um nível de confiança suficiente não se inventa: fica assinalado como exceção, com o documento original ao lado, para que uma pessoa resolva só isso.
4A encomenda é criada no teu ERP — SAP Business One, Odoo, Business Central, Sage, Holded ou aquele que usarem — com a confirmação automática ao cliente. E deixamo-lo medido: que percentagem entra sem lhe tocar, quantas exceções por cliente e por formato, e quanto tempo demora uma encomenda desde que chega até existir no sistema.

O que muda

O que deixas de perder

33% das encomendas online B2B continham algum erro, e 29% dos compradores apontaram imprecisões de preço. Âmbito: 750 compradores profissionais dos EUA, Reino Unido, México, Alemanha, Austrália e Países Baixos; trabalho de campo em setembro de 2024.
Sana Commerce, B2B Buyer Report 2025 (investigação da Sapio Research) — https://www.sana-commerce.com/report/b2b-buyer/
A encomenda deixa de depender do horário de quem a digita: entra às 17:50 e existe no ERP às 17:51, com a exceção assinalada se a houver. O que se ganha não é tempo administrativo, é um dia de entrega.
Mecanismo
O que medimos: % de encomendas criadas sem intervenção humana, exceções por cliente e por formato de entrada, tempo desde a receção até à encomenda criada, linhas corrigidas à mão depois da captura e notas de crédito por erro de preço ou quantidade.
O que medimos

Ficha técnica

Trabalho que elimina: digitar à mão no ERP as encomendas que chegam por email, PDF, Excel ou portal
Implementação habitual: 3–5 semanas
Entrada: encomenda do cliente no formato dele: PDF, Excel, corpo de email, ficheiro de portal ou EDI
Saída: encomenda criada no ERP com as linhas cruzadas com o teu cadastro de artigos e a tua tabela de preços, e as dúvidas assinaladas como exceção
Compatível com: SAP Business OneOdooMicrosoft Dynamics 365 Business CentralSageHolded
Pode ligar-se a: Microsoft 365 ou Google WorkspaceO teu cadastro de artigos e tabelas de preços por clienteO teu canal EDI atual
O que medimos: % de encomendas criadas sem intervenção humanaexceções por cliente e por formato de entradatempo desde a receção até à encomenda criada no ERPnotas de crédito por erro de preço ou quantidade
Adequado para: empresas que recebem encomendas recorrentes por vários canais e têm um cadastro de artigos e tabelas de preços mantido
Não adequado para: encomendas de projeto configuradas à medida, em que cada linha se negoceia e não existe catálogo estável com que cruzar

Perguntas frequentes

Não, e na verdade convivem bem. O EDI resolve a encomenda dos clientes grandes que já têm o seu próprio sistema e aceitam um formato acordado: quando existe, funciona e não lhe tocamos. O problema é todo o resto — o cliente médio que manda um PDF, o que preenche um Excel com as colunas dele, o que escreve as referências no corpo do email. Pedir a todos que passem para EDI é uma negociação comercial que pode levar anos e que alguns não vão aceitar. Esta camada cobre exatamente essa lacuna: aceita a encomenda tal como o cliente a quer mandar e transforma-a numa encomenda estruturada no teu ERP. Se amanhã um desses clientes passar para EDI, melhor: entra pelo canal bom e esta camada deixa de lhe tocar.

Assinala-se e para essa linha, não a encomenda inteira nem o sistema. A regra de desenho é que o duvidoso nunca se completa a olho: se a referência do cliente não cruzar com um único SKU teu, se a unidade de medida não bater certo, se o preço se afastar da tabela que ele tem assinada ou se faltar a data de entrega solicitada, essa linha vai para uma fila de exceções com o documento original ao lado e a proposta do sistema assinalada como proposta. Uma pessoa resolve-a em segundos em vez de digitar a encomenda inteira. E essa fila é a melhor métrica que vais ter: se um cliente concreto gera exceções todas as semanas, já sabes com quem vale a pena falar de formato, e se um tipo de exceção se repete, é uma regra que falta.

Depende de onde puseres o limiar, e essa decisão é tua, não nossa. Montamo-lo com um nível de confiança configurável por tipo de campo: pode começar-se em modo conservador, em que toda a encomenda passa por uma confirmação humana de um clique e o sistema só poupa a digitação, e baixar a supervisão à medida que os números o justifiquem, cliente a cliente e formato a formato. Os campos com consequência — quantidade, preço, morada de entrega — podem ficar sempre em revisão mesmo que o resto siga sozinho. E fica tudo rastreado: que documento originou cada linha, o que o sistema extraiu, o que uma pessoa alterou. A comparação honesta também não é contra um processo infalível: é contra alguém a digitar quatrocentas linhas numa sexta-feira à tarde.

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