Solução · Por agente
A tua equipa de RH não se esgota a contratar. Esgota-se no que acontece depois de contratar.
Criar as contas de quem entra e retirá-las todas a quem sai. Andar atrás do cartão de cidadão e do IBAN da nova entrada. Aprovar férias que já cumprem a política. Fechar os registos de horas antes do processamento salarial. Responder pela décima quinta vez quantos dias ainda sobram. Nada disto exige critério: exige que alguém o faça. Colocamos a funcionar um agente que o faz, sobre o teu HRIS e as tuas ferramentas, com uma pessoa a aprovar o que mexe em dinheiro ou em contrato.
O problema
O trabalho de RH que se vê é contratar. O que come a semana é o de depois.
- Cada entrada arranca uma cadeia de emails à mão: pedir o cartão de cidadão, o IBAN, o número de identificação da Segurança Social (NISS) e o tamanho da farda, lembrar duas vezes, e voltar a pedir o documento que chegou ilegível na sexta-feira.
- Dar entrada a alguém são seis sistemas diferentes —email, ERP, CRM, VPN, o chat, o controlo de acessos— e dar-lhe saída são os mesmos seis. A lista de saída existe, está numa folha, e ninguém sabe se foi executada até ao fim até alguém reparar que um ex-colaborador continuava com acesso ao CRM.
- As férias e as faltas chegam por chat, por email e pelo formulário, em três formatos diferentes. A maioria cumpre a política à primeira e mesmo assim espera dias até alguém as olhar e as escrever no sistema.
- O fecho do processamento salarial é uma semana a juntar registos de horas incompletos, a andar atrás de assinaturas das chefias e a montar à mão a lista de variações do mês: entradas, saídas, mudanças de horário, ocorrências, ajudas de custo.
- As mesmas cinco perguntas, todos os meses: quantos dias de férias ainda tenho, como peço a licença para mudança de casa, onde está a política de teletrabalho, quando é pago o subsídio. Estão todas escritas num PDF que ninguém encontra.
O custo de continuar igual
Não aparece em nenhuma rubrica do orçamento porque não é um projeto: é o pinga-pinga. Paga-se em horas de um perfil caro de RH a fazer de gabinete administrativo, em entradas que chegam ao primeiro dia sem equipamento nem acessos, em saídas que deixam permissões abertas durante meses —isso já não é um incómodo, é um risco de segurança e de proteção de dados—, em erros de processamento salarial que se detetam quando o colaborador abre o recibo, e numa equipa que aprende que aos RH se pergunta por WhatsApp porque pelo canal oficial não responde ninguém.
A solução
Um agente que executa o ciclo de vida do colaborador, com a pessoa nos pontos que importam
- 1Mapeamos primeiro: que sistemas toca uma entrada e uma saída em tua casa, o que diz mesmo a tua política de férias e faltas —não a do contrato coletivo genérico, onde se aplique—, o que entra no ficheiro do processamento salarial todos os meses e que perguntas a equipa repete. Daí sai o inventário do que se automatiza e do que fica com uma pessoa.
- 2O agente trata da entrada e da saída de ponta a ponta: pede e valida a documentação ao novo colaborador até a ter completa e legível, lança as criações de conta nos sistemas que correspondem ao seu papel, monta o plano dos primeiros dias e anda atrás das tarefas da chefia. Na saída executa a lista de retirada de acessos sistema a sistema e deixa o registo do que se fechou e quando.
- 3Trata do dia a dia administrativo: recolhe os pedidos de férias e faltas venham por onde vierem, cruza-os com a tua política e o saldo real, aprova sozinho o que cumpre sem margem de dúvida e escala o resto com o motivo por escrito. Lembra os registos de horas pendentes antes do fecho e monta a lista de variações para o processamento salarial com o seu rasto.
- 4Responde à equipa sobre as tuas políticas reais, citando o documento e a versão de onde sai a resposta. Quando não sabe, não improvisa: passa-o a uma pessoa com a pergunta e o contexto já recolhidos.
- 5Arranca com rede e solta-se por troços: tudo o que mexa em contrato, dinheiro ou dado sensível passa por aprovação humana desde o primeiro dia, e só ganham autonomia os tipos de caso onde os números aguentam. Deixamo-lo medido: que percentagem de entradas fica completa sem intervenção, quantas saídas fecham todos os acessos no prazo e quanto demora um pedido a resolver-se.
O que muda
O que deixas de perder
Os RH deixam de fazer de gabinete administrativo: a documentação, as criações de conta e os pedidos de rotina tratam-se sozinhos, e o tempo da equipa volta ao que exige mesmo critério —pessoas, não formulários.
Mecanismo
A saída deixa de ser uma folha que alguém se lembra de executar: os acessos retiram-se sistema a sistema com registo do que se fechou e quando, que é exatamente o que te vão pedir numa auditoria.
Mecanismo
O fecho do processamento salarial deixa de ser uma semana a perseguir: os registos de horas reclamam-se sozinhos antes do corte e as variações do mês chegam montadas e com rasto, não reconstruídas à mão.
Mecanismo
O que medimos: % de entradas com documentação completa antes do primeiro dia, % de saídas com todos os acessos retirados dentro do prazo, tempo médio de resolução de um pedido de falta, número de perguntas da equipa resolvidas sem tocar nos RH e erros detetados no ficheiro do processamento salarial.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- que uma pessoa dos Recursos Humanos ande atrás de documentação, escreva entradas e saídas em seis sistemas, reveja um a um pedidos de férias e faltas que já cumprem a política e responda às mesmas perguntas todos os meses
- Implementação habitual
- 3–5 semanas
- Entrada
- a entrada ou a saída de um colaborador, um pedido de férias ou de falta, os registos de horas do período e as perguntas da equipa sobre políticas
- Saída
- documentação completa e validada, acessos criados ou retirados com registo do que se fez, pedidos resolvidos contra a tua política, a lista de variações pronta para o processamento salarial e respostas a citar a política em vigor
- Compatível com
- FactorialPersonioBambooHRSesameWorkdayHolded
- Pode ligar-se a
- O teu diretório e os teus acessos (Google Workspace, Microsoft 365/Entra ID, VPN, gestor de palavras-passe)O teu gabinete de contabilidade ou software de processamento salarialOs teus canais de equipa (email, Slack, Teams, WhatsApp)O teu repositório de políticas e de contratos coletivos, onde se apliquem
- O que medimos
- % de entradas com documentação completa antes do primeiro dia% de saídas com todos os acessos retirados no prazotempo médio de resolução de um pedido de faltaperguntas da equipa resolvidas sem tocar nos RHerros detetados no ficheiro do processamento salarial
- Adequado para
- empresas com política de pessoal escrita e um HRIS ou um portal onde o dado já vive, mesmo que o processo por cima continue a ser manual
- Não adequado para
- organizações sem política escrita nem sistema de registo: primeiro arruma-se o processo e escreve-se a norma, depois automatiza-se —e dizemo-lo antes de começar—
Perguntas frequentes
No momento do ciclo. O agente recrutador trabalha antes da assinatura: coordena o processo de seleção, marca entrevistas, prepara fichas de candidato e comunica o estado de cada candidatura. Este começa logo a seguir: desde que há uma pessoa contratada até ao dia em que sai. Complementam-se e montam-se em separado, porque o comprador e as ferramentas não são os mesmos —a seleção vive no ATS, a administração de pessoal vive no HRIS e no teu diretório de acessos. Se precisas dos dois, colocam-se a funcionar por fases; o que não fazemos é vender-te um e cobrar-te o outro.
Só aprova o que a tua política já resolve sem margem de interpretação: o pedido que cumpre antecedência, saldo e sobreposição, cruzados com o sistema. Tudo o resto —licenças sem vencimento, faltas não previstas, qualquer coisa que mexa no contrato ou altere uma retribuição— propõe-o com o motivo por escrito e aprova-o uma pessoa. É uma decisão de desenho, não uma limitação técnica: o custo de errar no processamento salarial ou numa falta é alto, visível e chato de desfazer, por isso aí o agente prepara e a pessoa assina. Os limiares do que aprova sozinho fixam-se contigo e podem apertar-se a qualquer momento.
Com uma lista por sistema, não com uma lista de cabeça. No mapeamento inicial inventaria-se cada sistema que um colaborador toca e quem o administra, e a saída executa-se ponto por ponto contra esse inventário, deixando escrito o que se fechou, quando e por quem. O que o agente não pode fechar sozinho —porque o sistema não expõe forma de o fazer— transforma-se numa tarefa com dono e prazo, e fica aberta e à vista até alguém a fechar. A diferença face à folha de cálculo de hoje não é que a lista exista: é que a execução fica registada e pode ser auditada. Daí sai a métrica de saídas com todos os acessos retirados no prazo.
Funciona sobre o que tiveres. Monta-se contra a API do teu HRIS ou portal do colaborador —Factorial, Personio, BambooHR, Sesame, Workday, Holded— e contra o teu diretório e os teus sistemas de acesso. Não migramos dados de pessoal nem te pedimos para mudar de plataforma: o dado continua a viver onde vive. Se alguma peça da tua operação não expuser o que é preciso, detetamo-lo na primeira semana e dizemos-te a ponte exata antes de te faturar seja o que for. E se hoje não tens HRIS e o dado vive em folhas de cálculo, também to dizemos: aí o primeiro passo não é um agente.
São a parte delicada do projeto e tratam-se como tal. O agente trabalha com o mínimo dado necessário para cada tarefa, não com acesso geral ao processo individual; os documentos de identificação e bancários validam-se e depositam-se no sistema que já os guarda, sem cópias paralelas; e cada consulta e cada ação fica registada com quem, o quê e quando. O âmbito de acesso limita-se por tipo de caso e revê-se com data, tal como se faz com qualquer pessoa que entra no sistema. Se a tua empresa já tem um registo de atividades de tratamento, este agente entra nele como mais uma atividade, com a sua base legal e o seu prazo de conservação: é um requisito, não um extra.
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