Lösung · Nach Problem

Reisekostenabrechnung automatisieren: vom Beleg in der Hosentasche bis zur Erstattung in der Lohnabrechnung, ohne jemandem hinterherzulaufen

Die Spesenabrechnung ist eine Fünf-Minuten-Formalität, die das Unternehmen zwei Wochen kostet: Der Mitarbeiter findet den Beleg nicht, die Führungskraft genehmigt ungesehen und die Verwaltung läuft den Nachweisen bis zum Abschluss hinterher. Wir automatisieren den kompletten Kreislauf —Erfassung, Richtlinie, Genehmigung und Erstattung— auf deinen Systemen.

Bau es in meinem Betrieb Sehen, wie es läuft

Das Problem

Niemand hasst Reisekostenabrechnungen genug, um sie zu reparieren — und genau deshalb kosten sie weiter, was sie kosten.

Der Mitarbeiter sammelt Belege im Portemonnaie und reicht sie zum Monatsende alle auf einmal ein, wenn keiner mehr weiß, wofür jeder einzelne war.
Die Führungskraft genehmigt en bloc vom Handy, ohne etwas zu prüfen: Sie hat weder die Richtlinie noch die Historie noch das Restbudget vor sich.
Die Verwaltung spielt Detektiv —dem fehlenden Beleg hinterherlaufen, entscheiden, ob dieses Abendessen unter die Pauschale fällt, ausrechnen, welche Vorsteuer abziehbar ist— und das steht in keiner Stellenbeschreibung.
Die Firmenkreditkarte vervielfacht die Arbeit, statt sie zu senken: Der Umsatz liegt schon bei der Bank, aber der Beleg dazu taucht drei Wochen später auf. Oder nie.
Die Spesenrichtlinie existiert, sie liegt in einem PDF und keiner hat sie seit der Unterschrift gelesen.

Was es kostet, alles zu lassen

Die Kosten stecken nicht in der Erstattung, sie stecken im Kreislauf: die Zeit des Mitarbeiters, die des Genehmigers, die der Verwaltung, die Papieren hinterherläuft, und der Abschluss, der sich verzögert. Und es gibt Kosten, die nicht einmal gemessen werden —die Ausgabe, die durchrutscht, weil niemand sie gegen die Richtlinie gehalten hat, und die, die so spät abgelehnt wird, dass sie längst ein unangenehmes Gespräch ausgelöst hat—. Das alles wird jeden Monat bezahlt, verteilt auf Leute, die für etwas anderes bezahlt werden.

Die Lösung

Ein Kreislauf, der erfasst, gegen deine Richtlinie prüft, die Genehmigung weiterleitet und die Erstattung fertig hinlegt

1Der Mitarbeiter schickt den Beleg dort, wo er ohnehin arbeitet —Handyfoto, E-Mail, WhatsApp oder Slack—. Das System liest Händler, Datum, Betrag, Steuer und Zahlungsart, ob er als zerknittertes Papier, PDF oder Screenshot ankommt.
2Es ordnet ihn zu und hält ihn gegen deine geschriebene Richtlinie: Kategorie, Limit je Anlass, Pauschalen je Reiseziel, was einen Beleg braucht, welche Vorsteuer abziehbar ist und welches Projekt oder welche Kostenstelle ihn trägt.
3Es leitet ihn an den Genehmiger weiter, mit dem Kontext vor Augen —was ausgegeben wurde, ob es die Richtlinie erfüllt und welches Budget bleibt—, nicht als Liste von Beträgen ohne Geschichte. Was konform ist und unter der Schwelle liegt, die du festlegst, läuft von allein durch.
4Es gleicht die Ausgabe mit dem Umsatz der Firmenkreditkarte ab und meldet den fehlenden Beleg vor dem Abschluss, nicht danach. Buchungssatz und Erstattung liegen fertig in deinem ERP oder deiner Lohnabrechnung.
5Wir lassen es gemessen: wie viele Abrechnungen ohne Eingriff durchlaufen, wie lange eine Ausgabe von der Entstehung bis zur Genehmigung braucht und welcher Anteil wegen Richtlinienverstoß zurückgeht.

Was sich ändert

Was du nicht mehr verlierst

Eine einzige Reisekostenabrechnung zu bearbeiten kostet im Schnitt 58 $ und dauert rund 20 Minuten, laut der Referenzstudie der Geschäftsreisebranche.
GBTA Foundation — „How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?“ (gbta.org)
Rund 19 % der Abrechnungen enthalten Fehler, und eine zu korrigieren kostet im Schnitt weitere 52 $ und 18 Minuten: Nacharbeit ist eine zweite Rechnung, die fast niemand bucht.
GBTA Foundation — „How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?“ (gbta.org)
Was wir messen: % der Abrechnungen, die ohne Eingriff genehmigt werden, Tage von der Ausgabe bis zur Erstattung, % wegen Richtlinienverstoß zurückgegeben und offene Belege zum Abschluss.
Was wir messen

Datenblatt

Wegfallende Arbeit: Belegen hinterherlaufen, jede Ausgabe von Hand gegen die Richtlinie halten und Listen von Beträgen blind genehmigen
Übliche Einrichtung: 3–4 Wochen
Eingang: Beleg oder Kleinbetragsrechnung des Mitarbeiters (Foto, PDF oder E-Mail) und Umsatz der Firmenkreditkarte
Ausgang: Ausgabe zugeordnet, gegen die Richtlinie geprüft, genehmigt und erstattungsbereit im ERP oder in der Lohnabrechnung
Kompatibel mit: SAPSageHoldedA3SlackWhatsApp
Kann sich verbinden mit: Deine Lohn- oder HR-SoftwareAuszüge der FirmenkreditkarteDeine geschriebene SpesenrichtlinieDer Eingangskanal des Mitarbeiters (Handy, E-Mail, Chat)
Was wir messen: % ohne Eingriff genehmigter AbrechnungenTage von der Ausgabe bis zur Erstattung% wegen Richtlinienverstoß zurückgegebenoffene Belege zum Abschluss
Geeignet für: Unternehmen mit einem Team, das oft reist oder ausgibt, einer geschriebenen Spesenrichtlinie und einem Monatsabschluss, der sich an Belegen festfährt
Nicht geeignet für: wer keine definierte Spesenrichtlinie hat —die muss vorher geschrieben werden— oder wer zwei, drei einzelne Ausgaben im Monat bewegt

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Häufig gestellte Fragen

Wer das Dokument erzeugt — und was damit zu entscheiden ist. Die Lieferantenrechnung kommt über die Kreditorenbuchhaltung: Sie kommt von außen, sie ist allein dadurch genehmigt, dass eingekauft wurde, und die Arbeit besteht darin, die Daten sauber zu extrahieren und zu buchen —das ist das Auslesen der Rechnungsdaten—. Die Spesenabrechnung erzeugt dein eigener Mitarbeiter, und dort ist die Datenerfassung der leichte Teil: Schwer ist die Entscheidung, ob die Ausgabe die Richtlinie erfüllt, wer sie genehmigt und wie das Geld zur Person zurückkommt. Zwei verschiedene Kreisläufe, mit zwei verschiedenen Verantwortlichen und zwei verschiedenen Arten zu scheitern.

Nein. Wir bauen den Kreislauf auf das, was du schon hast: dein ERP oder deine Buchhaltung, deine Lohnabrechnung und deine Kartenauszüge. Wenn du bereits ein Spesentool nutzt und es funktioniert, binden wir es ein, statt es zu ersetzen; was wir automatisieren, ist genau das, was dieses Tool nicht tut —gegen deine konkrete Richtlinie prüfen, die Genehmigung mit Kontext weiterleiten und den Kartenabgleich schließen—. Wenn du keins nutzt, ist der Eingangskanal der, den das Team ohnehin verwendet: Handy, E-Mail oder Chat.

Es genehmigt nicht blind: Es genehmigt innerhalb der Grenzen, die du schreibst. Du legst die Schwelle fest, unterhalb derer eine konforme Ausgabe von allein durchläuft, und alles, was herausfällt —hoher Betrag, fragwürdige Kategorie, fehlender Beleg, neuer Anbieter—, geht mit markiertem Grund an einen Menschen. Der Unterschied zum manuellen Kreislauf ist nicht, dass die Maschine entscheidet: Es ist, dass die genehmigende Person die Richtlinie und die Historie vor sich hat statt einer Liste von Beträgen — ihr „Ja“ bedeutet also etwas.

Sie werden vor dem Abschluss erkannt, das ist der einzige Zeitpunkt, an dem sich das noch klären lässt. Das System gleicht die Umsätze der Firmenkreditkarte mit den eingegangenen Belegen ab und erinnert den Mitarbeiter an den fehlenden, solange die Ausgabe frisch ist und er sich noch erinnert, nicht drei Wochen später. Was ohne Beleg bleibt, ist markiert und für die Verwaltung sichtbar, mit Betrag und Datum, statt als Überraschung aufzutauchen, wenn kein Spielraum mehr da ist.

Bauen wir es in deinem Betrieb?

Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.

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