Lösung · Nach Integration

HubSpot mit Gmail zu verbinden sind zwei Klicks. Dass das CRM die Wahrheit erzählt, nicht.

Die Erweiterung protokolliert E-Mails. Was sie nicht macht: entscheiden, welche wichtig sind, zu welchem Deal sie gehören, was darin zugesagt wurde und was danach ansteht. Wir bauen genau diese Schicht zwischen deinem Gmail und deinem HubSpot.

Bau es in meinem Betrieb Sehen, wie es läuft

Das Problem

Die E-Mail steht schon in HubSpot. Der Stand des Deals steckt weiter im Kopf des Vertrieblers.

Die Erweiterung protokolliert alles oder nichts: entweder füllt sich das CRM mit internen Threads und Terminbestätigungen, oder jemand hat das Häkchen vergessen und genau die E-Mail, auf die es ankam, fehlt.
Derselbe Thread liegt auf zwei Kontakte verteilt und keiner der beiden Deals hat das ganze Gespräch, weil der Kunde von einer anderen Adresse geantwortet hat und HubSpot ihn als neue Person behandelt hat.
Das Protokoll sagt, es gab elf E-Mails. Es sagt nicht das Einzige, was die Geschäftsführung braucht: was zugesagt wurde, zu welchem Datum und wer jetzt am Zug ist.
Die Deal-Phase ändert ein Mensch, wenn er daran denkt. Die Pipeline vom Freitag ist also ein Foto von dem, woran sich jemand erinnert hat, nicht von dem, was passiert ist.
Geht der Vertriebler, nimmt er den Kontext mit: die E-Mails bleiben, aber nicht, wer entscheidet, welcher Einwand den Deal gebremst hat und was zugestanden wurde, um ihn wieder flottzukriegen.

Was es kostet, alles zu lassen

Du bezahlst ein CRM, um ein E-Mail-Archiv zu haben. Der Forecast steht auf Phasen, die jemand aus dem Gedächtnis verschoben hat, das Nachfassen geht zwischen Threads verloren, und jeder Vertrieblerwechsel kostet Wochen, in denen Kontext aus fremden Postfächern rekonstruiert wird. Diese Kosten stehen auf keiner Rechnung: sie zeigen sich als Deals, die abkühlen, ohne dass es jemand sieht, und als ein Forecast, den du vor niemandem verteidigen kannst.

Die Lösung

Eine KI-Schicht zwischen Gmail und HubSpot, die entscheidet, was protokolliert wird, und aus dem Thread einen Stand macht

1Wir legen zuerst die Regel fest, was NICHT protokolliert wird. Private Post, interne Threads, automatische Bestätigungen und jede Adresse auf der Ausschlussliste bleiben aus HubSpot draußen. Datenschutz wird entschieden, bevor irgendetwas verbunden wird, nicht nach der ersten Beschwerde.
2Wir lösen die Identität. Die KI ordnet den Thread dem richtigen Kontakt und dem richtigen Deal zu, auch wenn der Kunde von einem anderen Alias antwortet, die Firma wechselt oder drei Kollegen in Kopie setzt, die es im CRM noch gar nicht gibt; Dubletten werden erkannt und zusammengeführt, statt sich zu stapeln.
3Wir extrahieren Stand, nicht Text. Aus jedem Thread kommen die Zusagen mit Datum, der aufgetauchte Einwand, der vereinbarte nächste Schritt und wer entscheidet, und all das wird in die Deal-Eigenschaften in HubSpot geschrieben, nicht in eine Notiz, die niemand liest.
4Wir bewegen die Phase über Belege. Der Deal wechselt die Phase, wenn im Gespräch ein Signal steht, das es hergibt, und es bleibt festgehalten, warum; ist das Signal wackelig, wird der Wechsel vorgeschlagen und der Vertriebler bestätigt ihn mit einem Klick.
5Wir lassen es gemessen und mit Netz: welcher Anteil der Threads am richtigen Deal landet, wie viele Phasenwechsel ohne Korrektur akzeptiert werden, wie viele Dubletten nicht mehr entstehen und wie viele überfällige Nachfassaufgaben wegfallen.

Was sich ändert

Was du nicht mehr verlierst

Das Protokollieren ist kein Alles-oder-nichts mehr: rein kommt, was Vertriebskontext liefert, draußen bleibt Privates und Internes, mit einer schriftlichen Regel, die du deinem Team zeigen kannst.
Mechanismus
Der Thread ist kein Archiv mehr: aus jedem Gespräch kommen Zusagen mit Datum, Einwand und nächster Schritt, geschrieben in die Deal-Eigenschaften und abrufbar, ohne eine einzige E-Mail zu öffnen.
Mechanismus
Die Phase bewegt sich nicht mehr aus dem Gedächtnis: sie wechselt, wenn es im Gespräch einen Beleg gibt, und das Warum steht dabei, der Forecast lässt sich also rückwärts prüfen.
Mechanismus
Was wir messen: % der Threads, die am richtigen Deal landen, % der Phasenwechsel, die ohne Korrektur akzeptiert werden, pro Monat angelegte Kontaktdubletten und offene überfällige Nachfassaufgaben.
Was wir messen

Datenblatt

Wegfallende Arbeit: von Hand entscheiden, welche E-Mail in HubSpot protokolliert wird, Kontaktdubletten aufräumen und lange Threads in einen Deal-Stand übersetzen: Zusagen, Einwände, nächster Schritt und Phase
Übliche Einrichtung: 2–4 Wochen
Eingang: ein E-Mail-Thread im Gmail deines Vertriebsteams, mit seinen Antworten, seinen Kopien und seinen Anhängen
Ausgang: der Thread protokolliert am richtigen Deal in HubSpot, mit aktualisierten Eigenschaften —Zusagen mit Datum, Einwand, nächster Schritt und Phase— und dem Privaten außen vor
Kompatibel mit: Google Workspace (API de Gmail)HubSpot (API v3)HubSpot Sales for GmailGoogle Calendar
Kann sich verbinden mit: Tus propiedades personalizadas de negocio y contacto en HubSpotTu Google Calendar, para cerrar el próximo paso con una reunión realTu lista de exclusión de direcciones y dominios
Was wir messen: % der Threads, die am richtigen Deal landen% der Phasenwechsel, die ohne Korrektur akzeptiert werdenpro Monat angelegte Kontaktdublettenoffene überfällige Nachfassaufgaben
Geeignet für: Vertriebsteams, die ihren Alltag in Gmail verbringen und die Pipeline in HubSpot führen, und deren Forecast heute davon abhängt, dass jemand daran denkt, das CRM zu aktualisieren
Nicht geeignet für: wer noch keinen definierten Vertriebsprozess hat —wenn du nicht weißt, was jede Phase bedeutet, entscheidet es die KI auch nicht für dich— und wer will, dass die KI die E-Mails schreibt und verschickt: das ist eine andere Sache

Alles ansehen, was du in Vertrieb und CRM automatisieren kannst →

Häufig gestellte Fragen

Für den Transport ja: die offizielle Erweiterung bringt die E-Mail nach HubSpot und gibt dir Vorlagen, Sequenzen und Öffnungshinweise, deshalb fassen wir sie nicht an. Zu kurz greift sie bei allem, was Urteil verlangt. Entscheiden, welcher Thread ins CRM gehört und welcher nicht. Erkennen, dass die E-Mail von einer anderen Adresse derselbe Kunde ist und kein neuer Kontakt. Aus dem Thread die Zusage mit Datum, den Einwand und den nächsten Schritt holen und dorthin schreiben, wo die Geschäftsführung sie lesen kann. Das ist kein Transport: das ist Interpretation, und genau die bauen wir obendrauf.

Nein, und das ist die erste Regel, die wir schreiben, bevor irgendetwas verbunden wird. Wir legen schriftlich fest, welche Domains, Adressen und Thread-Typen immer draußen bleiben —privat, intern, automatische Benachrichtigungen—, das wird schon im Zugriff selbst über eng gefasste Scopes durchgesetzt, und jeder Zweifel geht per Default zugunsten von nicht protokollieren aus. Dein Team muss die Regel sehen und ihr vertrauen können: ein System, das zu viel protokolliert, schaltet sich von allein ab, weil die Leute anfangen, Gespräche auf ihren privaten Account zu verlegen.

Deshalb startet sie mit Vorschlägen, nicht mit Entscheidungen. Am Anfang werden Phasenwechsel mit dem konkreten Satz aus dem Thread vorgeschlagen, der sie begründet, und der Vertriebler nimmt sie mit einem Klick an oder ab; steigt die Trefferquote, geben wir Autonomie je Änderungsart frei, erst das Offensichtliche, dann das mit Urteil. Zweifelhaftes eskaliert immer an einen Menschen, mit bereits zusammengefasstem Kontext. Und jede Änderung bleibt mit ihrem Warum festgehalten, das Zurückdrehen ist also ein Klick und keine Ermittlung.

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Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.

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