Mittelständischer Industriegroßhändler (120 Mitarbeitende, 18 Mio. € Jahresumsatz). Branche, die historisch „nichts für KI" ist. Wir zeigen, wie es gemacht wurde, was anzufassen war und was nicht.
Der Ausgangspunkt
Das Admin-Team verbrachte 32 Stunden pro Woche — verteilt auf 4 Personen — mit repetitiven Aufgaben: Lieferscheine klassifizieren, Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, häufige Anfragen von Niederlassungen beantworten, das ERP mit per Mail eingehenden Daten aktualisieren.
Unsichtbare Arbeit. Teuer. Und vor allem: Arbeit, die niemand machen wollte, die aber alle gemacht haben mussten.
Was wir automatisiert haben (und was nicht)
| Prozess | Entscheidung | Grund |
|---|---|---|
| Klassifikation von Lieferscheinen | Ja | ~100% klare Regeln, hohe Wiederholung |
| Abgleich Rechnung-Bestellung | Ja | Hohes Volumen, niedrige Ausnahme |
| FAQ-Antworten an Niederlassungen | Ja | Top 30 Fragen decken 80% des Volumens |
| ERP-Update aus E-Mail | Teilweise | Edge Cases brauchen menschliche Prüfung |
| Verhandlung mit Lieferanten | Nein | Relationale Komponente + hohes Risiko |
| Kreditentscheidungen an Kunden | Nein | Regulatorisches Risiko |
Der Stack
- GPT-4o-mini für die Dokumentenklassifikation (unschlagbare Kosten)
- Claude Sonnet 4 für Antworten, die langen Kontext brauchen
- Supabase als Orchestrierungs- und Log-Schicht
- Direkter Webhook ans ERP für kontrolliertes Schreiben
- Langfuse für Observability
Wie gemessen wurde
Vorher: echte Stoppuhr über 2 Wochen mit den 4 Personen, die Zeit pro Aufgabenkategorie notierten. Nachher: automatisches Dashboard, das jedes verarbeitete Dokument vs. den menschlichen SLA zählt, den es ersetzt.
| Metrik | Vorher | Nachher (Woche 8) | Delta |
|---|---|---|---|
| Stunden/Woche im Repetitiven | 32 h | 4 h | -87% |
| Mittlere Zeit pro Lieferschein | 4 Min. | 12 Sek. | -95% |
| Manuelle Fehler | 4,2% | 0,3% | -93% |
| Kosten pro Vorgang | 4,80 € | 0,40 € | -92% |
Was man hätte tun können, aber NICHT getan wurde
Der Kunde wollte auch die Verhandlung mit Lieferanten automatisieren. Wir haben Nein gesagt. Nicht weil unmöglich — sondern weil unangebracht: Das Relationale mit strategischen Lieferanten ist Teil des Werts. Das zu automatisieren wäre effizient und teuer zugleich gewesen.
Gesamtkosten und ROI
- Investment: 12.000 € (Setup + 8 Wochen Umsetzung)
- Laufende Kosten: 450 €/Monat (LLM + Infra + Monitoring)
- Freigespielte Stunden/Jahr: ~1.400 h (28 h × 50 Wochen)
- Äquivalenter Wert: ~49.000 €/Jahr (bei Kosten/Stunde von 35 €)
- Payback: 3 Monate · ROI Jahr 1: 308%
Wir haben es produktiv gestellt. Das Admin-Team wurde nicht entlassen: es wurde auf Akquise umgewidmet. In 6 Monaten war das Unternehmen um 12% gewachsen, ohne Headcount anzufassen.