Lösung · Nach Integration
Jede WooCommerce-Bestellung sollte als Rechnung aus Holded kommen. Heute kommt sie aus einer Tastatur.
Die Bestellung landet im Shop, und jemand muss daraus eine Rechnung machen, den Bestand anpassen, den Kontakt anlegen und die richtige Umsatzsteuer setzen. Wir bauen die KI-Schicht zwischen der WooCommerce-API und der Holded-API, die diesen ganzen Weg übernimmt — inklusive der Fälle, die kein Konnektor abdeckt.
Das Problem
Mehr verkaufen sollte nicht mehr tippen heißen.
- Jede Bestellung wird von Hand nach Holded übertragen — oder von einem Konnektor, der nur den glatten Fall abdeckt: ein Produkt, eine Lieferung, ein Land, ein Steuersatz.
- Der Bestand lebt an zwei Orten. WooCommerce bucht beim Verkauf ab, Holded bei Rechnung oder Lieferschein, und zwei Wochen später stimmen sie nicht mehr überein: du verkaufst, was du nicht mehr hast.
- Die Umsatzsteuer hängt vom Ziel und vom Kundentyp ab — inländisch, innergemeinschaftlich mit gültiger Nummer, Ausfuhr, One-Stop-Shop für Privatkunden in der EU — und diese Regel steht nicht in der Bestellung: sie steht im Kopf einer Person.
- Retouren und Teillieferungen haben keinen Konnektor: jede wird zur handgemachten Gutschrift mit eigener Serie und eigenem Datum, fast immer zu spät.
- Der Kunde, der dreimal im Monat kauft, landet als drei getrennte Kontakte in Holded, weil die E-Mail in jeder Bestellung anders geschrieben war.
Was es kostet, alles zu lassen
Die Kosten stehen auf keiner Rechnung: sie zeigen sich als Bestand, der nicht stimmt, als spontan entschiedene Steuerbehandlung, als Gutschriften, die Wochen zu spät rausgehen, und als Monatsabschluss, der davon abhängt, dass eine bestimmte Person nicht krank wird. Und es wird mit der Zeit schlimmer, nicht besser: je mehr Märkte strukturierte elektronische Rechnungsstellung verpflichtend machen, desto schlechter altert ein Bestellung-zu-Rechnung-Ablauf, der davon lebt, dass jemand tippt — denn dann muss jede Rechnung aus einem System kommen, das Aufzeichnung und Signatur führt.
Die Lösung
Eine KI-Schicht zwischen der WooCommerce-API und der Holded-API, die Bestellungen in Buchhaltung und Bestand verwandelt
- 1Wir starten mit dem, was du schon hast. Läuft bei dir ein WooCommerce–Holded-Konnektor, reißen wir ihn nicht raus: er deckt weiter die einfache Bestellung ab, und wir bauen darüber, was er nicht abdeckt — genau dort gehen die Stunden hin.
- 2Wir hören WooCommerce-Ereignisse per Webhook ab —Bestellung angelegt, bezahlt, abgeschlossen, erstattet oder teilweise erstattet— und übersetzen sie über die API in das richtige Dokument in Holded: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift.
- 3Wir lösen die Umsatzsteuer über explizite, prüfbare Regeln statt über einen losen Prompt: Zielland, Kundentyp, Prüfung der innergemeinschaftlichen Nummer, Behandlung von Versand und Gutscheinen. Die Regel steht am Ende im Dokument selbst, damit man sie nachlesen kann.
- 4Wir vereinheitlichen Kunden und Bestand. Wir entdoppeln Kontakte über Steuernummer, E-Mail und Telefon, statt pro Bestellung einen neuen anzulegen, und synchronisieren den Bestand in genau einer Richtung —der, die du festlegst— mit Reservierung, Schwelle und Alarm, sobald eine Abweichung auftaucht.
- 5Wir schließen die seltsamen Fälle, die den Monat auffressen: Teillieferung, die nur das Gelieferte fakturiert, Retoure mit ihrer Gutschrift, Produkttausch, Bestellung mit Gutschein oder Geschenkkarte, und Versandkosten mit einem anderen Steuersatz als der Artikel.
- 6Wir lassen es gemessen und mit Netz zurück: welcher Anteil der Bestellungen ohne Eingriff zur Rechnung wird, wie viele Einheiten zwischen Shop und Lager auseinanderlaufen, welche Fälle an einen Menschen gehen und mit welchem Kontext sie ankommen.
Was sich ändert
Was du nicht mehr verlierst
Die Bestellung braucht keine Tastatur mehr: sie kommt per Webhook rein und geht als korrektes Dokument in Holded raus — mit Kontakt, Serie und Steuersatz.
Mechanismus
Die Umsatzsteuer hängt nicht mehr davon ab, dass sich jemand an die Regel erinnert: sie ergibt sich aus Ziel, Kundentyp und Prüfung der innergemeinschaftlichen Nummer und steht nachlesbar im Dokument.
Mechanismus
Bestandsabweichungen fallen nicht mehr auf, wenn ein Kunde etwas Ausverkauftes kauft: sie werden an dem Tag erkannt und gemeldet, an dem sie entstehen — nicht bei der Quartalsinventur.
Mechanismus
Was wir messen: % der ohne Eingriff fakturierten Bestellungen, Trefferquote bei Kontakt und Steuersatz, Abweichungseinheiten zwischen Shop und Lager, und Tage bis zum Monatsabschluss.
Was wir messen
Datenblatt
- Wegfallende Arbeit
- jede Shop-Bestellung von Hand in eine Holded-Rechnung zu verwandeln: Kontakt anlegen, Steuersatz wählen, Bestand anpassen und die Gutschrift ausstellen, wenn etwas zurückkommt
- Übliche Einrichtung
- 2–4 Wochen
- Eingang
- ein WooCommerce-Ereignis: eine angelegte, bezahlte, abgeschlossene, erstattete oder teilweise erstattete Bestellung
- Ausgang
- das richtige Dokument in Holded —Rechnung, Gutschrift, Lieferschein oder Auftrag— mit entdoppeltem Kontakt, Serie, Steuersatz und angepasstem Bestand
- Kompatibel mit
- WooCommerce (REST API + webhooks)Holded (API v2)WordPressPasarelas de pago conectadas a WooCommerce
- Kann sich verbinden mit
- Tu conector WooCommerce–Holded, si ya lo tienes activoTu almacén o tu ERP de existencias, si el stock no vive solo en HoldedTus series de facturación, tipos de IVA y reglas de operaciones intracomunitarias
- Was wir messen
- % der Bestellungen, die ohne Eingriff zur Rechnung werdenTrefferquote bei Kontakt und SteuersatzAbweichungseinheiten zwischen Shop und LagerTage bis zum Monatsabschluss
- Geeignet für
- WooCommerce-Shops mit genug Volumen, dass manuelles Fakturieren wehtut, und die Buchhaltung und Katalog in Holded führen
- Nicht geeignet für
- wer vier Bestellungen im Monat verschickt —da reicht ein Standardkonnektor locker— oder wer jemanden braucht, der die steuerliche Behandlung entscheidet: das macht dein Steuerberater, nicht eine Integration
Häufig gestellte Fragen
Für die einfache Bestellung ja, und deshalb fassen wir ihn nicht an: ein Produkt, eine Lieferung, ein inländischer Kunde, ein Steuersatz. Die Straße endet bei allem, was Urteilsvermögen verlangt: eine Teillieferung, die nur das Gelieferte fakturieren darf; eine Retoure, die eine Gutschrift mit richtiger Serie und richtigem Datum braucht; ein Geschäftskunde aus einem anderen Land, dessen Nummer geprüft werden muss, bevor man die Steuer entscheidet; eine Bestellung mit Gutschein, bei der die Bemessungsgrundlage nicht mehr der Listenpreis ist; oder derselbe Kunde, der als drei Kontakte auftaucht, weil er seine E-Mail dreimal anders geschrieben hat. Das sind nicht 5 % deiner Bestellungen: das sind 100 % der Handarbeit, die dir bleibt.
Sie wird über explizite Regeln entschieden, bevor irgendetwas ausgestellt wird — nicht danach, was das Modell vermutet. Das System schaut auf das Zielland, ob der Käufer Unternehmen oder Privatperson ist, und prüft —wenn es ein Unternehmen aus einem anderen EU-Land ist— dessen innergemeinschaftliche Nummer gegen das offizielle Register, bevor eine Befreiung greift. Bei Privatkundenverkäufen innerhalb der EU gilt der Satz des Ziellandes gemäß deiner One-Stop-Shop-Einrichtung. Alles davon steht nachlesbar im Dokument: welche Regel griff und warum. Was wir nicht tun: deine steuerliche Position entscheiden. Die Regeln legen wir mit dir und deinem Berater fest, bevor wir etwas anfassen.
Genau deshalb startet sie mit Netz. Dokumente, die die Buchhaltung berühren, beginnen im Vorschlagsmodus: das System legt sie in Holded bereit und ein Mensch gibt sie frei — bis die Trefferquote hoch ist und du Autonomie nach Bestellart freigibst: erst inländisch und einfach, dann innergemeinschaftlich, zuletzt Teilerstattungen. Alles Zweifelhafte geht immer an einen Menschen, mit zusammengefasster Bestellung und direktem Link nach WooCommerce. Und alles wird protokolliert: welches Dokument entstand, unter welcher Regel, aus welchem Ereignis. Ohne Spur keine Autonomie.
Bauen wir es in deinem Betrieb?
Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.