Lösung · Nach Problem

Ihr unterschreibt Verträge, die niemand ganz gelesen hat. Die Rechnung dafür kommt zwei Jahre später.

Der Rahmenvertrag des großen Kunden, die Bedingungen des Lieferanten, die Police, das SaaS, das sich selbst verlängert. Kommt donnerstags rein, muss freitags unterschrieben sein, und jemand überfliegt es. Wir automatisieren das Lesen: Das System prüft jeden eingehenden Vertrag gegen deine eigenen Kriterien, markiert die Klausel, die du nicht akzeptieren solltest, und behält die Fristen im Blick, die heute niemand im Blick hat.

Bau es in meinem Betrieb Sehen, wie es läuft

Das Problem

Das Risiko steckt nicht in dem Vertrag, um den ihr hart verhandelt. Es steckt in den zwanzig, die ihr ohne Diskussion unterschreibt.

Der Vertrag kommt donnerstags und wird freitags unterschrieben. Gelesen werden die erste Seite, der Preis und die Laufzeit. Der Rest wird auf gut Glück unterschrieben.
Es gibt keine Juristin im Haus — oder es gibt eine, und sie ist der Engpass: Alle warten, dass sie liest, und sie hat vierzig Dinge vor eurem.
Die Klauseln, die wehtun —Haftungsbegrenzung, Verzugsstrafen, Exklusivität, Rechteübertragung, anwendbares Recht— werden genau so akzeptiert, wie sie ankamen, weil niemand eine schriftliche Position hatte, gegen die man sie hätte halten können.
Die Frage «welche Kündigungsfrist haben wir bei diesem Lieferanten?» kostet einen halben Vormittag, weil die unterschriebenen Verträge verteilt auf einem Drive, in einem Mail-Thread und in der Schublade von jemandem liegen, der längst nicht mehr hier arbeitet.
Die automatische Verlängerung greift von allein. Ihr merkt es, wenn die Rechnung für ein weiteres Jahr eines Dienstes kommt, den ihr kündigen wolltet.
Wenn der Vertrag dreimal hin und her geht, liest niemand vierzig Seiten neu, um zu sehen, was sich bewegt hat: Man verlässt sich auf das, was per Mail vereinbart wurde, und unterschreibt das PDF, das zuletzt kam.

Was es kostet, alles zu lassen

Ohne Lesen zu unterschreiben zahlt sich nicht am Tag der Unterschrift. Es zahlt sich am Tag des Streits, am Tag der Vertragsstrafe oder am Tag der Verlängerung, die niemand kommen sah. Und es taucht in keinem Report unter «Vertragsprüfung» auf: Es taucht auf als Abfindung, die man herunterhandelt, weil der Vertrag nicht auf eurer Seite war, als zwölf weitere Monate eines Tools, das ihr nicht mehr nutzt, oder als versäumte Frist, die schwarz auf weiß dastand und die niemand gelesen hatte. Zur Größenordnung: Die Referenzforschung der Branche beziffert den durchschnittlichen Wertverlust durch schlechtes Vertragsmanagement auf rund 9 % des Vertragswerts pro Jahr —bei den Schlechtesten nahe 15 %—, Geltungsbereich international. Das ist die Größe des Problems, kein Versprechen von uns.

Die Lösung

Ein System, das jeden eingehenden Vertrag liest, ihn an deiner Position misst und die Fristen nicht aus den Augen verliert

1Zuerst schreiben wir das Playbook, denn ohne das gibt es nichts zu automatisieren: Welche Klauseln ihr so akzeptiert, welche ihr verhandelt und welche ihr nie unterschreibt. Haftung, Zahlungsziele, Vertragsstrafen, Exklusivität, geistiges Eigentum, Datenschutz, Gerichtsstand. Dieses Dokument existiert in fast keinem Unternehmen, und genau es macht aus «das gefällt mir nicht» ein Kriterium, das eine Maschine allein anwenden kann.
2Das System liest den eingehenden Vertrag —PDF, Word oder Scan— und zerlegt ihn Klausel für Klausel: Es erkennt, worum es in jeder geht, und hält sie gegen dein Playbook. Heraus kommt ein kurzer Bericht: was innerhalb eurer Position liegt, was abweicht und in welche Richtung, und was ihr gar nicht unterschreiben solltet. Es meldet auch, was fehlt: Eine Klausel, die nicht da ist, ist genauso ein Risiko wie eine schlechte.
3Es zieht das Vertragsdatenblatt heraus —Parteien, Betrag, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsdatum, Vertragsstrafen, datierte Pflichten— und holt es aus dem PDF in ein abfragbares Register. Die Fristen wandern in einen Kalender, der mit Spielraum warnt, statt in der Woche, in der es sich schon verlängert hat.
4Wenn der Vertrag hin und her geht, vergleicht es Versionen: was die Gegenseite zwischen v3 und v4 geändert hat, Klausel für Klausel, mit markierter Änderung und erklärter Auswirkung. Schluss damit, vierzig Seiten neu zu lesen, um festzustellen, dass ein Komma in der Haftungsgrenze verschoben wurde.
5Die Grenze steht schriftlich fest: Das System markiert und priorisiert, der Mensch entscheidet und unterschreibt. Ein Standard-NDA innerhalb eurer Position geht schnell durch; was abweicht, geht hoch zu dem, der es sehen muss, mit dem Grund und der zitierten Stelle davor. Und alles hinterlässt eine Spur: was geprüft wurde, gegen welche Playbook-Version und was entschieden wurde.

Was sich ändert

Was du nicht mehr verlierst

Der Wertverlust durch schlechtes Vertragsmanagement liegt bei rund 9 % des Vertragswerts pro Jahr und erreicht 15 % in den schwächsten Organisationen. Geltungsbereich: international. Das bemisst das Problem, das du angehst; es ist kein Ergebnis, das wir dir versprechen.
World Commerce & Contracting (WorldCC), «Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line», Forschungsbericht, 28. April 2020 — worldcc.com · Geltungsbereich international
Die Prüfung hängt nicht mehr davon ab, wer am Donnerstagnachmittag Zeit hat. Das Kriterium steht schriftlich und gilt gleich für Vertrag Nummer eins und Vertrag Nummer zweihundert, im August, mit dem Team im Urlaub.
Mechanismus
Automatische Verlängerungen sind keine Überraschung mehr: Das Kündigungsdatum kommt am Tag der Unterschrift aus dem Vertrag und landet in einem Kalender, der warnt, solange man noch etwas tun kann.
Mechanismus
Was wir messen: Tage vom Eingang eines Vertrags bis zur fertigen Prüfung, % der Verträge mit vollständigem Datenblatt im Register, gegen das Playbook erkannte Abweichungen und rechtzeitig gemeldete Verlängerungen.
Was wir messen

Datenblatt

Wegfallende Arbeit: jeden eingehenden Vertrag von Hand lesen, um herauszufinden, was ihr akzeptiert — und danach den Fristen im PDF hinterherlaufen
Übliche Einrichtung: 3–5 Wochen
Eingang: der Vertrag, den ein Dritter dir schickt: PDF, Word oder Scan, per Mail oder aus dem Dokumentenspeicher
Ausgang: Abweichungsbericht gegen dein Playbook, Vertragsdatenblatt (Parteien, Beträge, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Pflichten) sowie Fristen- und Verlängerungsalarme
Kompatibel mit: SharePointGoogle DriveMicrosoft 365Google WorkspaceDocuSignSlack
Kann sich verbinden mit: Euer Klausel-PlaybookEuer Archiv unterschriebener VerträgeEuer Kalender für Fristen und KündigungstermineEuer Benachrichtigungskanal (Slack, Teams, E-Mail)
Was wir messen: Tage vom Eingang des Vertrags bis zur fertigen Prüfung% der Verträge mit vollständigem Datenblatt im Registergegen das Playbook erkannte Abweichungenrechtzeitig gemeldete Verlängerungen
Geeignet für: Unternehmen, die häufig Fremdverträge unterschreiben —Lieferanten, Großkunden, SaaS, Mietverträge, Versicherungen— und kein internes Legal haben, das hinterherkommt
Nicht geeignet für: das einmalige Großgeschäft, bei dem du eine Anwältin brauchst, die verhandelt, und keinen vorgeschalteten Filter

Häufig gestellte Fragen

Die Richtung, in die das Papier läuft. Verträge erzeugen ist die Ausgangsseite: Ihr schließt ein Geschäft ab und euer Dokument muss aus eurer Vorlage kommen, unterschriftsreif. Das hier ist die Eingangsseite: Der andere schreibt, es kommt mit seinen Bedingungen und seinem Kleingedruckten, und die Arbeit besteht darin, zu verstehen, was ihr akzeptiert, bevor ihr unterschreibt — und danach nicht aus den Augen zu verlieren, wozu es euch verpflichtet. Die eine Seite beschleunigt den Verkauf. Die andere schützt das Unternehmen vor dem, was es unterschrieben hat.

Nein, und wer dir etwas anderes erzählt, verkauft dir ein Problem. Das juristische Urteil bleibt bei eurem Legal-Team: Das Playbook schreibt ihr mit ihnen, und es gehört ihnen. Was das System macht, ist die mechanische Arbeit, die heute ihre Zeit frisst oder — schlimmer — die niemand macht: die vierzig Seiten lesen, finden, wo jede Klausel steht, sie mit dem vergleichen, was ihr längst entschieden hattet, und mit markierten und zitierten Abweichungen ankommen. Deine Juristin ist keine PDF-Leserin mehr, sondern entscheidet über das, was wirklich Urteilskraft braucht. Und unterschreiben tut immer ein Mensch.

Da liegt meist der erste Wert, deshalb fangen wir mit dem Archiv an. Wir gehen den Bestand durch —was in Drive, in SharePoint, im Postfach und in Scans liegt— und ziehen das Datenblatt jedes laufenden Vertrags: was ihr unterschrieben habt, mit wem, bis wann, mit welcher Kündigungsfrist und mit welchen offenen Pflichten. In fast jedem Unternehmen fördert dieser erste Durchgang zwei unangenehme Dinge zutage: Verlängerungen, die schon laufen, ohne dass sie jemand entschieden hätte, und übernommene Pflichten, die niemand erfüllt, weil niemand wusste, dass es sie gibt.

Man misst ihn, bevor man ihm vertraut, und wir zeigen dir die Zahl auch dann, wenn sie uns nicht schmeichelt. Bevor er allein arbeiten darf, lassen wir ihn über Verträge laufen, die dein Team schon geprüft hatte, und vergleichen: was er gefunden hat, was nicht und was er zu viel markiert hat. Drei Dinge fangen den Fehler ab. Erstens: Er antwortet nicht standardmäßig «sauber» —wenn eine Playbook-Klausel im Vertrag nicht vorkommt, meldet er das als Fehlen, denn eine fehlende Klausel ist genauso ein Risiko wie eine schlechte—. Zweitens: Er zitiert die exakte Stelle, auf die er sich stützt, sodass die Kontrolle seiner Arbeit Sekunden dauert und nicht noch eine ganze Lektüre. Drittens: Die Linie zwischen dem, was allein durchgeht, und dem, was zu einem Menschen hochgeht, ziehst du — nach Vertragsart und Betrag —, und sie verschiebt sich, wenn die Daten es sagen.

Das ist die richtige Frage, und sie bestimmt den ganzen Aufbau, sie ist kein Anhang am Ende. Sie wird geklärt, indem vor dem Start drei Dinge schriftlich festgehalten werden: wo das Dokument verarbeitet wird und unter welchem Vertrag mit dem Modellanbieter —inklusive der Zusage, nicht mit euren Daten zu trainieren—, wer intern was sehen darf (der Vertrag der Geschäftsführung ist nicht für alle offen, und die Berechtigungen des Speichers werden genau so respektiert) und was bei jeder Abfrage protokolliert wird. Wenn eure Richtlinie oder eure Branche nicht zulässt, dass ein Vertrag euren Perimeter verlässt, bauen wir es mit einem Modell in eurer Umgebung: etwas weniger Qualität, dafür keine Diskussion mit irgendjemandem. Was wir nicht machen: erst bauen und dann fragen.

Bauen wir es in deinem Betrieb?

Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.

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