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KI für Hausverwaltungen: die Störung in 3B sofort aufgenommen und der Papierkram der Gemeinschaft von allein erledigt

Eine Hausverwaltung verliert den Tag nicht mit Verwalten: sie verliert ihn damit, demselben Eigentümer zum dritten Mal zu antworten, dem Klempner hinterherzutelefonieren, ob er da war, und zu suchen, in welchem Ordner der Aufzugsvertrag liegt. Wir bauen einen Agenten, der die Meldungen aufnimmt, den Eigentümer informiert und den wiederkehrenden Papierkram erledigt — aufgesetzt auf deine Verwaltungssoftware. Versammlung, Urteil und Haftung bleiben bei dir.

Bau es in meinem Betrieb Sehen, wie es läuft

Das Problem

Das Büro verstopft nicht an der Verwaltung. Es verstopft am Telefon.

Derselbe Wasserschaden kommt dreimal über drei Kanäle: der Bewohner, der anruft, der Beiratsvorsitzende mit einer WhatsApp und die E-Mail von jemandem, der es schriftlich will. Niemand weiß, ob er schon angelegt ist, bis jemand von Hand nachschaut.
Der Vorgang wird angelegt, das Gewerk angerufen — und dann bleibt er liegen: Niemand fasst ihn wieder an, bis der Eigentümer zehn Tage später verärgert anruft und fragt, ob überhaupt jemand kommt.
Die Fragen, die sich jede Woche wiederholen —wie hoch ist mein Hausgeld, was wurde aus der Sonderumlage, darf ich eine Markise anbringen, wer hat die Versicherung— werden einzeln beantwortet, und die Antwort steht in einer Teilungserklärung, einem Protokoll oder einem Vertrag, den man erst finden muss.
Jede Gemeinschaft hat ihre Unterlagen in ihrem Ordner: Teilungserklärung, Protokolle, Wartungsverträge, Policen, Nachweise. Die passende Klausel zu finden kostet mehr als die Antwort selbst.
Die Vorgänge, die sich von Gemeinschaft zu Gemeinschaft wiederholen —drei Angebote einholen, die Handwerkerrechnung gegen das Angebot prüfen, auf eine Policenverlängerung hinweisen, die Versammlungsunterlagen vorbereiten— laufen von Hand, im August wie im Dezember.

Was es kostet, alles zu lassen

Die Kosten stecken in keiner einzelnen Aufgabe: sie stecken in der Unterbrechung. Eine Verwaltung mit vierzig Gemeinschaften nimmt monatlich Hunderte Kontakte entgegen, die kein fachliches Urteil verlangen, und jeder einzelne zerschneidet die Arbeit, die es verlangt. Bezahlt wird das in Stunden einer qualifizierten Verwaltung, die Telefonzentrale spielt, in Vorgängen, die vergammeln, weil niemand nachgefasst hat, in Eigentümern, die mit dem Gefühl in die Versammlung kommen, dass ihnen niemand antwortet —der eigentliche Grund, warum eine Gemeinschaft die Verwaltung wechselt— und in einem Büro, das seinen Bestand nicht vergrößern kann, ohne Personal zu vergrößern, weil das Telefon genauso schnell wächst wie die Häuser.

Die Lösung

Ein Agent, der aufnimmt, einordnet, nachfasst und informiert — und dir das Urteil lässt

1Wir verbinden einen Agenten mit deinen Eingangskanälen —WhatsApp, Telefon, E-Mail, Webformular oder Eigentümerportal— und mit deiner Verwaltungssoftware. Jede Meldung kommt über eine Stelle herein, Gemeinschaft und Eigentümer werden erkannt, und der Vorgang wird angelegt, ohne dass jemand tippt.
2Er ordnet ein und priorisiert: welches Gewerk zuständig ist, ob es dringend ist, ob Gemeinschafts- oder Sondereigentum, und ob zum selben Sachverhalt schon ein Vorgang offen ist. Doppelte werden zusammengeführt statt vervielfacht.
3Er beantwortet die Wiederholungsfragen sofort, indem er in den Unterlagen genau dieser Gemeinschaft sucht —Teilungserklärung, Protokolle, Wartungsverträge, Police, Hausgeld— und mit Quellenangabe antwortet. Was nicht geschrieben steht oder Auslegung verlangt, wird nicht erfunden: es geht an dich.
4Er verfolgt den Stand: holt die Bestätigung des Gewerks ein, informiert den Eigentümer, sobald es einen Termin gibt und wenn die Arbeit erledigt ist, und meldet sich, wenn ein Vorgang zu lange stillsteht. Der Eigentümer hört auf anzurufen, weil er es schon weiß.
5Er bereitet den wiederkehrenden Papierkram vor —Angebotsanfragen, Abgleich Rechnung gegen Angebot, Verlängerungshinweise, Versammlungsunterlagen— und legt ihn dir zur Prüfung und Unterschrift hin. Alles gemessen: ohne Eingriff gelöste Vorgänge, Zeit bis zur ersten Antwort, Abschlusszeit je Gewerk und Kontakte, die das Büro nicht mehr erreichen.

Was sich ändert

Was du nicht mehr verlierst

Die erste Antwort an den Eigentümer geht von Stunden auf Sekunden und hängt nicht mehr davon ab, dass jemand frei ist, um abzunehmen.
Mechanismus
Vorgänge vergammeln nicht mehr: Das Nachfassen übernimmt das System, nicht das Gedächtnis dessen, der ihn angelegt hat.
Mechanismus
Der Bestand kann wachsen, ohne dass das Telefon mitwächst: Das Volumen, das der Agent aufnimmt, ist genau das, was heute zur Einstellung zwingt.
Mechanismus
Was wir messen: % der Kontakte, die das Büro nicht erreichen, Zeit bis zur ersten Antwort, Abschlusstage je Gewerk und Wiederholungsanfragen zum selben Thema.
Was wir messen

Datenblatt

Wegfallende Arbeit: für jede Störungsmeldung ans Telefon gehen, sie in die Verwaltungssoftware tippen, dem Handwerker hinterhertelefonieren, den Eigentümer informieren und die Antwort von Hand suchen, die längst in der Teilungserklärung, einem Protokoll oder einem Wartungsvertrag steht
Übliche Einrichtung: 3–5 Wochen
Eingang: eine Störungsmeldung oder Frage eines Eigentümers oder des Beirats per WhatsApp, Telefon, E-Mail oder Portal, dazu die Unterlagen jeder Gemeinschaft
Ausgang: Vorgang angelegt, eingeordnet und dem richtigen Gewerk zugewiesen; Eigentümer über den Stand informiert; Frage unter Nennung des Dokuments beantwortet; und der wiederkehrende Papierkram zur Prüfung vorbereitet
Kompatibel mit: WhatsApp Business API
Kann sich verbinden mit: Deine Hausverwaltungssoftware (Gesfincas, TAAF, Netfincas, Fincaplus und vergleichbare)Dein Dokumentenmanagement oder die Ordner je GemeinschaftDeine Telefonanlage oder das Büropostfach
Was wir messen: % der Kontakte, die das Büro gar nicht erst erreichenZeit bis zur ersten Antwort an den EigentümerTage bis zum Abschluss je GewerkVorgänge, die länger als X Tage stillstehenWiederholungsanfragen zum selben Thema
Geeignet für: Hausverwaltungen mit einem Bestand, bei dem Telefon und WhatsApp der Engpass sind, und mit Unterlagen je Gemeinschaft, die irgendwo auffindbar sind — auch wenn unsortiert
Nicht geeignet für: die Eigentümerversammlung, die Beratung des Beirats, die Auslegung der Teilungserklärung und die Berufshaftung der Verwaltung: das bleibt bei dir; der Agent macht die mechanische Arbeit rund um diese Entscheidungen, nicht die Entscheidungen

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Häufig gestellte Fragen

Nein, und es wäre eine schlechte Idee. Deine Software —Gesfincas, TAAF, Netfincas, welche auch immer— ist der Ort, an dem Gemeinschaften, Eigentümer, Hausgeld und Buchhaltung leben, und dort bleiben sie. Der Agent setzt darauf auf und macht, was diese Software nie gelöst hat: das Gespräch annehmen, das über WhatsApp oder Telefon hereinkommt, in den Unterlagen der Gemeinschaft suchen und dem Gewerk nachfassen, bis der Vorgang geschlossen ist. Hat deine Software eine API, verbinden wir uns; ist sie geschlossen, merken wir das in der ersten Woche und nennen dir die genaue Brücke, bevor wir irgendetwas abrechnen.

Er ist so gebaut, dass er es nicht kann. Er antwortet nur mit dem, was in den Unterlagen dieser Gemeinschaft steht, und nennt die Quelle — der Eigentümer sieht sie, du kannst sie prüfen. Was nicht geschrieben steht, was die Auslegung einer Teilungserklärung verlangt und was Geld bindet, beantwortet er nicht: Er markiert es und gibt es an dich weiter. Die Regel ist dieselbe wie bei allem, was wir bauen: Der Agent macht das Mechanische, fachliches Urteil wird nicht delegiert — schon deshalb nicht, weil die Haftung gegenüber der Gemeinschaft bei der Verwaltung bleibt.

Beim Wichtigen ja, und deshalb landet alles, was Urteil verlangt, in deinem Büro. Aber die meisten Anrufe suchen kein Gespräch: Sie suchen eine Information. Wie hoch ist das Hausgeld, wurde der Klempner beauftragt, wann kommt er, was wurde aus der Sonderumlage. Dafür schlägt eine klare Antwort in dreißig Sekunden am Samstagmorgen ein Gespräch am Dienstag. Die übliche Beschwerde eines Eigentümers ist nicht, dass eine Maschine geantwortet hat: Sie ist, dass niemand geantwortet hat.

Es funktioniert, und das Sortieren gehört zur Arbeit. In der ersten Woche prüfen wir, was je Gemeinschaft vorhanden ist —Teilungserklärung, Protokolle, Wartungsverträge, Policen— und sagen dir, was fehlt und was doppelt ist, denn der Agent kann nur über das gut antworten, was existiert. Perfekt muss es zum Start nicht sein: bekannt muss es sein. Gibt es zu einer Gemeinschaft keine brauchbaren Unterlagen, sagt der Agent das, statt zu improvisieren — und diese Gemeinschaft geht später live.

Das ist eine Ausgangsbedingung, kein Zusatz. Jeder Eigentümer erreicht nur das Eigene und das seiner Gemeinschaft: Wir stellen fest, wer schreibt, bevor irgendein Datum herausgeht, und der Agent verknüpft keine Informationen zwischen Gemeinschaften. Zugriffe laufen mit minimalem Umfang, es bleibt festgehalten, was abgefragt wurde, und der einschlägige Auftragsverarbeitungsvertrag wird geschlossen. Darf ein Datum über einen Kanal nicht laufen —WhatsApp etwa—, wird das definiert, bevor irgendetwas eingeschaltet wird, nicht nach dem ersten Schreck.

Bauen wir es in deinem Betrieb?

Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.

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