Lösung · Nach Agent
Dein HR-Team geht nicht beim Einstellen drauf. Es geht an dem drauf, was nach dem Einstellen kommt.
Die Konten des Neuen anlegen und dem, der geht, alle wieder entziehen. Dem Ausweis und der Bankverbindung der neuen Kollegin hinterherlaufen. Urlaub freigeben, der die Richtlinie ohnehin erfüllt. Die Zeiterfassung vor dem Payroll-Stichtag zusammenbekommen. Zum fünfzehnten Mal beantworten, wie viele Tage noch offen sind. Nichts davon verlangt Urteil: es verlangt, dass es jemand macht. Wir shippen einen Agenten, der es macht —auf deinem HRIS und deinen Tools, mit einer Person, die freigibt, was Vertrag oder Geld berührt.
Das Problem
Die HR-Arbeit, die man sieht, ist das Einstellen. Die, die die Woche frisst, ist die danach.
- Jeder Eintritt startet eine Mail-Kette von Hand: Ausweis, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer und Konfektionsgröße anfragen, zweimal erinnern und das Dokument erneut anfordern, das am Freitag unleserlich ankam.
- Jemanden anzulegen sind sechs verschiedene Systeme —E-Mail, ERP, CRM, VPN, der Chat, die Zutrittskontrolle— und ihn zu entfernen sind dieselben sechs. Die Austrittsliste existiert, sie liegt in einer Tabelle, und niemand weiß, ob sie komplett abgearbeitet wurde, bis auffällt, dass ein Ex-Mitarbeiter noch Zugriff aufs CRM hatte.
- Urlaub und Freistellungen kommen per Chat, per Mail und über das Formular, in drei verschiedenen Formaten. Das meiste erfüllt die Richtlinie auf Anhieb und wartet trotzdem Tage darauf, dass jemand draufschaut und es ins System tippt.
- Der Payroll-Stichtag ist eine Woche lang: unvollständige Zeiterfassungen einsammeln, Führungskräften hinterherlaufen und die Änderungsliste des Monats von Hand bauen —Eintritte, Austritte, Arbeitszeitänderungen, Vorfälle, Spesen.
- Dieselben fünf Fragen, jeden Monat: Wie viele Tage habe ich noch, wie beantrage ich Sonderurlaub für den Umzug, wo steht die Homeoffice-Regelung, wann kommt die Sonderzahlung. Alles steht in einem PDF, das niemand findet.
Was es kostet, alles zu lassen
Das steht in keiner Budgetzeile, weil es kein Projekt ist: es ist das Tröpfeln. Du bezahlst es in den Stunden einer teuren HR-Stelle, die Sachbearbeitung macht, in neuen Kollegen, die am ersten Tag ohne Gerät und ohne Zugänge dastehen, in Austritten, die monatelang offene Berechtigungen hinterlassen —das ist keine Unannehmlichkeit mehr, das ist ein Sicherheits- und Datenschutzrisiko—, in Payroll-Fehlern, die auffallen, wenn der Mitarbeiter seine Abrechnung öffnet, und in einer Belegschaft, die lernt, dass man HR über WhatsApp fragt, weil über den offiziellen Kanal niemand antwortet.
Die Lösung
Ein Agent, der den Mitarbeiterlebenszyklus ausführt, mit dem Menschen an den Stellen, die zählen
- 1Wir mappen zuerst: welche Systeme bei euch ein Eintritt und ein Austritt berühren, was eure Urlaubs- und Freistellungsrichtlinie wirklich sagt —nicht die generische Fassung aus Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung, wo sie gilt—, was jeden Monat in den Payroll-Lauf geht und welche Fragen die Belegschaft wiederholt. Daraus entsteht das Inventar dessen, was automatisiert wird, und dessen, was bei einer Person bleibt.
- 2Der Agent übernimmt Eintritt und Austritt von Anfang bis Ende: Er fordert die Unterlagen beim neuen Mitarbeiter an und prüft sie, bis sie vollständig und lesbar sind, legt die Zugänge in den Systemen an, die zu seiner Rolle gehören, baut den Plan der ersten Tage und läuft den Aufgaben der Führungskraft hinterher. Beim Austritt arbeitet er die Entzugsliste System für System ab und hinterlässt das Protokoll, was wann geschlossen wurde.
- 3Er übernimmt den administrativen Alltag: Er sammelt Urlaubs- und Freistellungsanträge ein, egal über welchen Kanal sie kommen, gleicht sie gegen deine Richtlinie und den echten Saldo ab, gibt allein frei, was ohne Zweifelsspielraum passt, und eskaliert den Rest mit schriftlicher Begründung. Er erinnert vor dem Stichtag an offene Zeiterfassungen und baut die Änderungsliste für die Lohnabrechnung mit ihrer Spur.
- 4Er antwortet der Belegschaft auf Basis eurer echten Richtlinien und nennt Dokument und Version, aus der die Antwort stammt. Wenn er es nicht weiß, improvisiert er nicht: Er gibt an eine Person ab, mit Frage und Kontext bereits gesammelt.
- 5Er startet mit Netz und wird stufenweise losgelassen: Alles, was Vertrag, Geld oder sensible Daten berührt, läuft ab Tag eins über menschliche Freigabe, und Autonomie bekommen nur die Falltypen, bei denen die Zahlen es hergeben. Wir lassen es gemessen zurück: welcher Anteil der Eintritte ohne Eingriff vollständig wird, wie viele Austritte alle Zugänge fristgerecht schließen und wie lange ein Antrag bis zur Entscheidung braucht.
Was sich ändert
Was du nicht mehr verlierst
HR macht keine Sachbearbeitung mehr: Unterlagen, Systemzugänge und Routineanträge laufen allein durch, und die Zeit des Teams geht zurück an das, was Urteil verlangt —Menschen, keine Formulare.
Mechanismus
Der Austritt ist keine Liste mehr, an deren Abarbeitung sich jemand erinnern muss: Die Zugänge werden System für System entzogen, mit Protokoll, was wann geschlossen wurde —genau das, was man dich in einem Audit fragen wird.
Mechanismus
Der Payroll-Stichtag ist keine Woche Hinterherlaufen mehr: Die Zeiterfassungen werden vor dem Schnitt allein eingefordert, und die Änderungen des Monats kommen fertig gebaut und nachvollziehbar an, statt von Hand rekonstruiert.
Mechanismus
Was wir messen: % der Eintritte mit vollständigen Unterlagen vor dem ersten Tag, % der Austritte mit allen fristgerecht entzogenen Zugängen, durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Freistellungsantrags, Anzahl der Fragen aus der Belegschaft, die ohne HR beantwortet werden, und im Payroll-Lauf erkannte Fehler.
Was wir messen
Datenblatt
- Wegfallende Arbeit
- dass eine Person im HR Unterlagen hinterherläuft, Zugänge in sechs Systemen von Hand anlegt und wieder entzieht, Urlaubsanträge einzeln prüft, die die Richtlinie längst erfüllen, und jeden Monat dieselben Fragen beantwortet
- Übliche Einrichtung
- 3–5 Wochen
- Eingang
- der Eintritt oder Austritt eines Mitarbeiters, ein Urlaubs- oder Freistellungsantrag, die Zeiterfassung der Periode und die Fragen der Belegschaft zu euren Richtlinien
- Ausgang
- vollständige und geprüfte Unterlagen, Zugänge angelegt oder entzogen mit Protokoll, Anträge gegen deine Richtlinie entschieden, die Änderungsliste fertig für die Lohnabrechnung und Antworten mit Verweis auf die gültige Richtlinie
- Kompatibel mit
- FactorialPersonioBambooHRSesameWorkdayHolded
- Kann sich verbinden mit
- Dein Verzeichnis und deine Zugänge (Google Workspace, Microsoft 365/Entra ID, VPN, Passwortmanager)Deine Lohnbuchhaltung oder deine Payroll-SoftwareDeine Belegschaftskanäle (E-Mail, Slack, Teams, WhatsApp)Deine Ablage für Richtlinien, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen, wo sie gelten
- Was wir messen
- % der Eintritte mit vollständigen Unterlagen vor dem ersten Tag% der Austritte mit allen Zugängen fristgerecht entzogendurchschnittliche Bearbeitungszeit eines FreistellungsantragsFragen der Belegschaft, die ohne HR beantwortet werdenim Payroll-Lauf erkannte Fehler
- Geeignet für
- Unternehmen mit schriftlicher Personalrichtlinie und einem HRIS oder Portal, in dem die Daten schon leben, auch wenn der Prozess darüber weiterhin von Hand läuft
- Nicht geeignet für
- Organisationen ohne schriftliche Richtlinie und ohne führendes System: erst wird der Prozess sortiert und die Regel geschrieben, dann automatisiert —und das sagen wir vor dem Start
Häufig gestellte Fragen
Im Moment des Zyklus. Der Recruiting-Agent arbeitet vor der Unterschrift: Er koordiniert den Auswahlprozess, stimmt Interviews ab, bereitet Kandidatenprofile vor und kommuniziert den Status jeder Bewerbung. Dieser hier fängt genau danach an: ab dem Moment, in dem jemand eingestellt ist, bis er geht. Sie ergänzen sich und werden getrennt gebaut, weil Käufer und Tools nicht dieselben sind —Recruiting lebt im ATS, Personalverwaltung lebt im HRIS und in deinem Zugangsverzeichnis. Brauchst du beide, shippen wir sie in Phasen; was wir nicht machen, ist dir einen verkaufen und den anderen berechnen.
Er gibt nur frei, was deine Richtlinie ohne Auslegungsspielraum bereits regelt: den Antrag, der Vorlauf, Saldo und Überschneidung erfüllt, gegen das System geprüft. Alles andere —unbezahlte Freistellungen, nicht geregelte Sonderfälle, alles, was Vertrag berührt oder eine Vergütung ändert— schlägt er mit schriftlicher Begründung vor, und eine Person gibt es frei. Das ist eine Design-Entscheidung, keine technische Grenze: Ein Fehler in der Lohnabrechnung oder bei einer Freistellung ist teuer, sichtbar und lästig rückgängig zu machen, also bereitet dort der Agent vor und der Mensch unterschreibt. Die Schwellen dessen, was er allein freigibt, legen wir mit dir fest und können sie jederzeit enger ziehen.
Mit einer Liste pro System, nicht mit einer Liste im Kopf. Im Mapping zu Beginn inventarisieren wir jedes System, das ein Mitarbeiter berührt, und wer es administriert; der Austritt wird Punkt für Punkt gegen dieses Inventar abgearbeitet, schriftlich festgehalten, was wann und von wem geschlossen wurde. Was der Agent nicht allein schließen kann —weil das System keinen Weg dafür anbietet— wird zu einer Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist und bleibt offen und sichtbar, bis sie jemand schließt. Der Unterschied zur heutigen Tabelle ist nicht, dass es die Liste gibt: Es ist, dass die Ausführung protokolliert und auditierbar ist. Daraus entsteht die Kennzahl der Austritte mit allen fristgerecht entzogenen Zugängen.
Es funktioniert auf dem, das du hast. Wir bauen es gegen die API deines HRIS oder Mitarbeiterportals —Factorial, Personio, BambooHR, Sesame, Workday, Holded— und gegen dein Verzeichnis und deine Zugangssysteme. Wir migrieren keine Personaldaten und verlangen keinen Plattformwechsel: Die Daten bleiben, wo sie leben. Wenn ein Teil deines Betriebs nicht hergibt, was gebraucht wird, erkennen wir das in der ersten Woche und sagen dir die genaue Brücke, bevor wir dir irgendetwas berechnen. Und wenn du heute kein HRIS hast und die Daten in Tabellen leben, sagen wir dir das auch: Dann ist ein Agent nicht das Erste.
Sie sind der heikle Teil des Projekts und werden so behandelt. Der Agent arbeitet mit dem Minimum an Daten, das jede Aufgabe braucht, nicht mit generellem Zugriff auf die Personalakte; Ausweis- und Bankunterlagen werden geprüft und in dem System abgelegt, das sie ohnehin verwahrt, ohne Parallelkopien; und jede Abfrage und jede Aktion wird protokolliert, mit wer, was und wann. Der Zugriffsumfang wird nach Falltyp eingegrenzt und mit Datum überprüft, genau wie bei jeder Person, die ins System kommt. Führt dein Unternehmen bereits ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, kommt dieser Agent als weitere Tätigkeit hinein, mit Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfrist: Das ist Voraussetzung, kein Extra. Wo ein Betriebsrat mitredet, legen wir Umfang und Protokollierung offen, bevor irgendetwas produktiv geht.
Bauen wir es in deinem Betrieb?
Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.