Lösung · Nach Problem

Die Bestellungen kommen über sechs verschiedene Kanäle rein, und jemand tippt sie einzeln ab

E-Mail mit PDF im Anhang, ein Excel, das jeder Kunde nach eigenem Geschmack gebaut hat, das Portal des Händlers, ein EDI, das nur die zwei Großen nutzen, und, immer noch, ein eingescanntes Fax. Am Ende des Trichters sitzt ein Mensch und tippt Artikelnummern von Hand ins ERP. Das ist Arbeit, kein Schicksal: Das automatisiert man.

Bau es in meinem Betrieb Sehen, wie es läuft

Das Problem

Der Flaschenhals ist nicht das ERP. Es ist die Tastatur davor.

Jeder Kunde schickt die Bestellung in seinem Format: ein PDF mit der Vorlage seines Einkaufs, ein Excel mit eigenen Spalten, der Fließtext einer E-Mail. Keins passt zum nächsten.
Die Artikelnummer des Kunden ist nicht deine Artikelnummer. Jemand muss seinen Code, seine Bezeichnung oder seinen Handelsnamen in deine SKU übersetzen — und dieser Jemand macht das aus dem Kopf.
Die eilige Bestellung kommt um 17:50 rein und wird morgen erfasst, weil derjenige, der sie tippt, schon weg ist. Die Lieferung verzögert sich um einen Tag aus einem administrativen Grund, nicht aus einem logistischen.
Preise werden über den Daumen gegen die Preisliste des Kunden geprüft. Wenn es nicht passt, fällt es erst auf der Rechnung auf und endet in einer Gutschrift.

Was es kostet, alles zu lassen

Die Kosten stecken nicht in den Tippstunden, auch wenn du sie bezahlst: Sie stecken in dem, was diese Stunden durchrutschen lassen. Eine falsch abgetippte Ziffer in einer Menge wird zu einer falschen Lieferung, einer Retoure, einer Gutschrift und einem Anruf von einem Kunden, der dir die Eilbestellung nicht mehr selbstverständlich gibt. Fehler in B2B-Bestellungen sind keine Randerscheinung — der B2B Buyer Report 2025 von Sana Commerce, mit Forschung von Sapio Research unter 750 professionellen Einkäufern aus den USA, Großbritannien, Mexiko, Deutschland, Australien und den Niederlanden, beziffert die Online-Bestellungen mit irgendeinem Fehler auf 33 % und die Einkäufer, die Preisungenauigkeiten nennen, auf 29 %. Und EDI löst das nicht allein: In Spanien laufen laut der ETICCE-Erhebung des INE (Daten von 2024, veröffentlicht 2025) 56 % der E-Commerce-Umsätze über elektronischen Datenaustausch — was eben auch heißt, dass fast die Hälfte woanders reinkommt, und dieses Woanders ist ein Posteingang. Und solange das so bleibt, heißt Vertrieb skalieren: noch jemanden einstellen, der tippt. Die Kampagnenspitze merkst du zuerst in der Bestellwarteschlange, nicht im Lager.

Die Lösung

Eine Erfassungsschicht, die jedes Format liest, gegen deinen Stamm abgleicht und die Bestellung angelegt zurücklässt, mit markierten Zweifelsfällen

1Wir hängen alle deine echten Eingänge an einen einzigen Ort: das Bestellpostfach, die Anhänge in PDF und Excel, das Portal, in das manche Kunden Dateien hochladen, und den EDI-Kanal, den du schon hast. Niemand bittet deine Kunden, ihre Bestellgewohnheiten zu ändern: Wer ein PDF schickt, schickt weiter ein PDF.
2Ein Agent zieht die Zeilen aus dem Dokument — Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Preis, Wunschtermin, Lieferadresse — und normalisiert sie. Der schwierige Teil ist nicht, das PDF zu lesen: Es ist, dass derselbe Artikel bei drei Kunden drei verschiedene Namen hat. Genau da liefert KI mehr als eine starre Vorlage.
3Jede Zeile wird gegen deinen Artikelstamm und gegen die Preisliste dieses Kunden abgeglichen: richtige SKU, richtige Mengeneinheit, Preis und Rabatt, die ihm laut Vertrag zustehen. Was kein ausreichendes Konfidenzniveau erreicht, wird nicht erfunden: Es wird als Ausnahme markiert, mit dem Originaldokument daneben, damit ein Mensch nur das löst.
4Die Bestellung wird in deinem ERP angelegt — SAP Business One, Odoo, Business Central, Sage, Holded oder was ihr nutzt — samt automatischer Bestätigung an den Kunden. Und wir lassen es gemessen: welcher Anteil ohne Anfassen durchgeht, wie viele Ausnahmen pro Kunde und pro Format, und wie lange eine Bestellung braucht, von der Ankunft bis sie im System existiert.

Was sich ändert

Was du nicht mehr verlierst

Bei 33 % der B2B-Online-Bestellungen war irgendein Fehler dabei, und 29 % der Einkäufer nannten Preisungenauigkeiten. Geltungsbereich: 750 professionelle Einkäufer aus den USA, Großbritannien, Mexiko, Deutschland, Australien und den Niederlanden; Feldarbeit September 2024.
Sana Commerce, B2B Buyer Report 2025 (Forschung von Sapio Research) — https://www.sana-commerce.com/report/b2b-buyer/
Die Bestellung hängt nicht mehr an den Arbeitszeiten dessen, der sie tippt: Sie kommt um 17:50 rein und existiert um 17:51 im ERP, mit markierter Ausnahme, falls es eine gibt. Was du gewinnst, ist keine Verwaltungszeit, es ist ein Liefertag.
Mechanismus
Was wir messen: % der ohne menschlichen Eingriff angelegten Bestellungen, Ausnahmen pro Kunde und pro Eingangsformat, Zeit vom Eingang bis zur angelegten Bestellung, nach der Erfassung von Hand korrigierte Zeilen und Gutschriften wegen Preis- oder Mengenfehlern.
Was wir messen

Datenblatt

Wegfallende Arbeit: die per E-Mail, PDF, Excel oder Portal eingehenden Bestellungen von Hand ins ERP tippen
Übliche Einrichtung: 3–5 Wochen
Eingang: Kundenbestellung im Format des Kunden: PDF, Excel, E-Mail-Text, Portaldatei oder EDI
Ausgang: im ERP angelegte Bestellung, mit Zeilen gegen deinen Artikelstamm und deine Preisliste abgeglichen und markierten Zweifelsfällen
Kompatibel mit: SAP Business OneOdooMicrosoft Dynamics 365 Business CentralSageHolded
Kann sich verbinden mit: Microsoft 365 oder Google WorkspaceDein Artikelstamm und deine kundenspezifischen PreislistenDein aktueller EDI-Kanal
Was wir messen: % der ohne menschlichen Eingriff angelegten BestellungenAusnahmen pro Kunde und pro EingangsformatZeit vom Eingang bis zur im ERP angelegten BestellungGutschriften wegen Preis- oder Mengenfehlern
Geeignet für: Unternehmen, die wiederkehrende Bestellungen über mehrere Kanäle bekommen und einen gepflegten Artikelstamm mit kundenspezifischen Preislisten haben
Nicht geeignet für: Projektbestellungen mit individueller Konfiguration, bei denen jede Zeile verhandelt wird und es keinen stabilen Katalog gibt, gegen den man abgleichen könnte

Häufig gestellte Fragen

Nein, und tatsächlich vertragen sich beide gut. EDI löst die Bestellung der großen Kunden, die schon ihr eigenes System haben und ein vereinbartes Format akzeptieren: Wo es existiert, funktioniert es, und wir fassen es nicht an. Das Problem ist alles andere — der mittelgroße Kunde, der ein PDF schickt, der eine, der ein Excel mit eigenen Spalten füllt, der andere, der die Artikelnummern in den E-Mail-Text tippt. Alle zu bitten, auf EDI zu wechseln, ist eine Vertriebsverhandlung, die Jahre dauern kann und die manche nie akzeptieren werden. Diese Schicht deckt genau diese Lücke: Sie nimmt die Bestellung so an, wie der Kunde sie schicken will, und macht daraus eine strukturierte Bestellung in deinem ERP. Wenn morgen einer dieser Kunden auf EDI umstellt, umso besser: Er kommt über den guten Kanal rein, und diese Schicht fasst ihn nicht mehr an.

Sie wird markiert, und diese Zeile wird gestoppt — nicht die ganze Bestellung und nicht das System. Die Designregel lautet: Zweifelhaftes wird nie nach Gefühl ergänzt. Wenn die Artikelnummer des Kunden nicht zu genau einer deiner SKU passt, wenn die Mengeneinheit nicht stimmt, wenn der Preis von der Preisliste abweicht, die er unterschrieben hat, oder wenn der Wunschtermin fehlt, geht diese Zeile in eine Ausnahmenwarteschlange, mit dem Originaldokument daneben und dem Vorschlag des Systems, der als Vorschlag gekennzeichnet ist. Ein Mensch löst sie in Sekunden, statt die ganze Bestellung zu tippen. Und diese Warteschlange ist die beste Kennzahl, die du bekommen wirst: Wenn ein bestimmter Kunde jede Woche Ausnahmen erzeugt, weißt du, mit wem sich ein Gespräch über das Format lohnt; und wenn sich ein Ausnahmetyp wiederholt, fehlt eine Regel.

Das hängt davon ab, wo du die Schwelle setzt, und diese Entscheidung ist deine, nicht unsere. Wir bauen es mit einem pro Feldtyp konfigurierbaren Konfidenzniveau: Man kann konservativ starten, wo jede Bestellung durch eine menschliche Bestätigung mit einem Klick läuft und das System nur das Tippen spart, und die Aufsicht senken, sobald die Zahlen es rechtfertigen — Kunde für Kunde, Format für Format. Felder mit Konsequenzen — Menge, Preis, Lieferadresse — können immer in der Prüfung bleiben, auch wenn der Rest allein läuft. Und alles bleibt nachvollziehbar: welches Dokument welche Zeile ausgelöst hat, was das System extrahiert hat, was ein Mensch geändert hat. Der ehrliche Vergleich ist ohnehin nicht mit einem unfehlbaren Prozess: Er ist mit jemandem, der an einem Freitagnachmittag vierhundert Zeilen tippt.

Bauen wir es in deinem Betrieb?

Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.

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