Illustratives Szenario. Eine Werkstattkette führt einen Agenten ein, der Arbeitsaufträge nach Dringlichkeit und Auslastung auf die Mechaniker verteilt. Es funktioniert: Die Autos sind früher fertig. Nach zwei Monaten fragt ein Mechaniker, warum er immer die langen Freitagsreparaturen bekommt, der Personalvertreter will wissen, wie der Agent entscheidet, und niemand in der Geschäftsleitung kann mehr antworten als „das macht die KI“. Das Projekt war ein operativer Erfolg und ist eine rechtliche Lücke.
Die These in einer Zeile: In Spanien ist ein Agent, der Aufgaben, Schichten oder Bewertungen verteilt, nicht mehr nur eine Produktentscheidung. Es sind Informationen, auf die die Belegschaft ein Recht hat, und das Unternehmen sollte sie auf einer Seite aufschreiben können, bevor jemand danach fragt.
Muss man Mitarbeitende über den KI-Einsatz im Unternehmen informieren?
Das hängt davon ab, was das System entscheidet, nicht davon, wie viel KI drinsteckt. Beeinflusst ein Algorithmus oder KI-System die Arbeitsbedingungen, hat das Unternehmen zwei verschiedene Informationspflichten, die man besser nicht vermischt: eine kollektive gegenüber den gesetzlichen Vertretern der Belegschaft und eine individuelle gegenüber jeder einzelnen Person.
- Kollektiv. Artikel 64.4.d des spanischen Arbeitnehmerstatuts, 2021 durch das sogenannte „Rider-Gesetz“ (Ley 12/2021) eingefügt, gibt dem Betriebsrat bzw. den Personalvertretern (comité de empresa / delegados de personal) das Recht, die Parameter, Regeln und Anweisungen zu kennen, auf denen Algorithmen oder KI-Systeme beruhen, die Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Zugang zu und Erhalt von Beschäftigung betreffen, einschließlich Profiling.
- Individuell. Das Königliche Dekret 723/2026 vom 9. September, am 15. September im spanischen Amtsblatt (BOE) veröffentlicht und seit dem 5. Oktober 2026 in Kraft, verpflichtet dazu, jede beschäftigte Person schriftlich über die Existenz algorithmischer oder automatisierter Entscheidungssysteme zu informieren und, wenn sie Arbeitsbedingungen mitbestimmen, über deren Leitlinien, Kriterien und Funktionsregeln.
Das beschreibt spanisches Recht. Die EU-Richtlinie, die das Dekret umsetzt, ist gemeinsam, aber jeder Staat hat sie auf seine Weise in nationales Recht gegossen. Arbeitet dein Team in einem anderen Land, gilt diese Liste nicht eins zu eins.
Was hat sich am 5. Oktober 2026 mit dem Königlichen Dekret 723/2026 geändert?
Das Dekret setzt die Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen teilweise um und hebt das Königliche Dekret 1659/1998 auf. Wer Agenten einsetzt, für den zählt ein Buchstabe: Buchstabe k) von Artikel 3.2, der den Informationen zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses die Existenz algorithmischer oder automatisierter Entscheidungssysteme hinzufügt.
Der Text nennt beispielhaft die Entscheidungen, die zählen: Dauer und Verteilung der Arbeitszeit, Aufgabenzuweisung, Festlegung der Gehälter, berufliche Entwicklung, Arbeitsort und Beendigung des Vertrags. Drei praktische Details:
- Wann. Die Information wird vor Beginn des Arbeitsverhältnisses gegeben (Art. 7.1); ändert sich das System später, spätestens an dem Tag, an dem die Änderung wirksam wird (Art. 7.3). Dieses Kapitel gilt nur für Arbeitsverhältnisse von mehr als vier Wochen (Art. 2.2).
- Bestehende Belegschaft. Die Übergangsbestimmung verlangt nicht, am 5. Oktober Papiere zu verteilen, aber die Information innerhalb von dreißig Arbeitstagen an jeden zu liefern, der sie anfordert, und spätere Änderungen mitzuteilen.
- Form. Auf Papier oder in einem zugänglichen elektronischen Format (Art. 6.2). Die öffentliche Arbeitsverwaltung (SEPE) soll ein Musterdokument veröffentlichen; solange es fehlt, muss das Unternehmen laut Text trotzdem informieren.
Zählt dein Agent als „algorithmisches Entscheidungssystem“?
Die nützliche Frage lautet nicht, ob es generative KI ist, sondern ob er eine Arbeitsbedingung entscheidet, festlegt oder ändert. Manche Kanzleien gehen weiter und verstehen die Regel so, dass auch ein Werkzeug erfasst ist, das nur empfiehlt und die Freigabe einer Person überlässt; schlägt der Agent vor und genehmigt die Führungskraft fast immer, ist der Unterschied eher theoretisch als praktisch. Es ist dasselbe Problem wie bei den Autonomiestufen eines Agenten: Es zählt, was tatsächlich passiert, nicht was das Diagramm sagt, und ein Human-in-the-Loop, der ungelesen abnickt, nimmt dich nicht aus der Pflicht.
| Agent | Berührt er Arbeitsbedingungen? | Was du erklären können musst |
|---|---|---|
| Verteilt Aufträge oder Tickets auf Teammitglieder | Ja: Aufgabenzuweisung | Verteilkriterien (Dringlichkeit, Auslastung, Fachgebiet) und wer sie ändern darf |
| Schlägt Schichten oder Pläne vor | Ja: Arbeitszeit und ihre Verteilung | Welche Daten er nutzt, welche Beschränkungen er einhält und wie man eine Überprüfung verlangt |
| Bewertet Leistung oder berechnet Prämien | Ja: Gehalt und Entwicklung | Was er misst, mit welchem Gewicht und was er nicht misst |
| Filtert Bewerbungen | Ja: Zugang zu Beschäftigung, und wahrscheinlich Hochrisiko nach der KI-Verordnung | Auswahlkriterien und echte menschliche Prüfung |
| Fasst E-Mails zusammen oder entwirft Texte | Nein, außer jemand nutzt ihn zur Bewertung von Personen | Nichts Spezifisches; eine Nutzungsrichtlinie schon |
Was muss schriftlich festgehalten werden, und muss man den Code zeigen?
Der Text spricht von Leitlinien, Kriterien und Funktionsregeln. Von Quellcode oder Modellgewichten ist keine Rede. Das verändert die Aufgabe: Es geht nicht darum, die Box zu öffnen, sondern sie ehrlich auf einer Seite zu beschreiben, die auch Nicht-Ingenieure verstehen. Für jedes System beantwortet diese Seite sechs Fragen:
- Was es entscheidet oder empfiehlt, und zu welcher Arbeitsbedingung.
- Welche personenbezogenen Daten es nutzt und woher sie stammen.
- Welche Kriterien oder Regeln es anwendet, in klarer Sprache und mit Ausnahmen.
- Wer das Ergebnis prüft und in welchen Fällen diese Person es ändern kann.
- Wie eine Person die Überprüfung einer sie betreffenden Entscheidung verlangen kann.
- Wann und wie Änderungen angekündigt werden.
Sie zu schreiben zwingt dich zu wissen, wie dein Agent funktioniert, und darin liegt der versteckte Vorteil: Wenn du nicht erklären kannst, warum er Aufgaben so verteilt, kannst du diese Verteilung auch nicht gegenüber einem Kunden, einem Prüfer oder dem Team selbst verteidigen.
Wie bereitet sich ein Unternehmen vor, ohne das Projekt auszubremsen?
Du brauchst kein Programm mit Lenkungsausschuss, du brauchst Ordnung. Eine Abfolge, die in einen Monat passt:
- Inventar. Liste die Agenten und Automatisierungen auf, die Personaldaten nutzen oder die Arbeit von Menschen beeinflussen. Hast du noch kein Agenten-Inventar, das dein Unternehmen nicht hat, ist das ein guter Anlass.
- Einordnung. Markiere, welche Arbeitszeit, Aufgaben, Gehalt, Entwicklung, Arbeitsort oder Beendigung berühren und welche nur unterstützen.
- Ein Datenblatt von einer Seite für jedes markierte System, mit den sechs Fragen von oben.
- Übergabe. Das Blatt geht an die gesetzlichen Vertreter der Belegschaft und über den individuellen Kanal, den HR nutzt: Vertragsanlage, ergänzendes Dokument oder Mitarbeiterportal.
- Änderungen. Eine Änderung an Regeln, Daten oder Modell, die verändert, wie der Agent entscheidet, ist eine Modifikation und muss rechtzeitig angekündigt werden. Hänge sie an den Änderungsprozess, mit dem du Automatisierung ohnehin steuerst, wie es der Leitfaden zu Governance und Kontrolle von KI-Automatisierung beschreibt.
- Spur. Halte fest, was das System entschieden hat und nach welcher Regel; ohne das ist das Blatt ein Versprechen. Das deckt die Nachvollziehbarkeit von KI-Entscheidungen ab.
Agenten, die Bewerbungen oder Personaldaten verarbeiten, haben außerdem ihren eigenen Weg in der EU-KI-Verordnung, mit anderem Zeitplan: den AI Act einhalten und KI betreiben behandelt ihn. Und für alles rund um HR lies zuerst, wo KI-Automatisierung im HR hilft und wo sie an die Grenze des Legalen stößt.
Wann musst du nicht informieren?
Wenn der Agent die Arbeit von Menschen nicht bestimmt: Kundenservice, Rechnungsextraktion, Dokumentklassifizierung. Achte trotzdem auf Drift. Ein Agent, der Tickets verteilt und dem eines Tages zusätzlich aufgetragen wird, nach Leistung zu priorisieren, hat die Kategorie gewechselt, ohne dass es jemand notiert. Prüfe die Einordnung jedes Mal, wenn sich seine Funktion ändert.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung und verwendet keine Zahlen Dritter. Die normativen Angaben stammen aus dem im BOE veröffentlichten Text des Königlichen Dekrets 723/2026; den genauen Wortlaut von Artikel 64.4.d des Statuts und die konkrete Reichweite für deinen Fall solltest du mit deiner arbeitsrechtlichen Beratung klären. Das Szenario ist illustrativ.